Woongoed Zeist: De toegevoegde waarde van kwaliteitscontrole

Woongoed Zeist is een woningcorporatie met circa 7.500 woningen. Bij de jaarafsluiting 2017 werden ze geconfronteerd met een vertraging door meerdere factoren, met onvoorziene meerwerkkosten van de accountant tot gevolg. Tijd om de kwaliteitscontrole naar een hoger niveau te tillen. Hoe hebben ze dit aangepakt en wat waren de resultaten? Hendrik, partner van Adlasz, neemt ons mee in het proces.

Wat ging er mis bij de jaarafsluiting 2017?

Woongoed Zeist is ontstaan in januari 2017 uit een fusie tussen twee lokale corporaties, de Kombinatie en de Seyster Veste. De fusie zelf had uiteraard een grote invloed op de interne processen van de jaarafsluiting 2017. Andere factoren die invloed hadden op de vertraging en onvoorziene extra kosten waren:

• Het overstappen naar één nieuw primair boekhoudsysteem.
• Eerste jaarrekening fusie.
• De uitval van medewerkers bij één van de fusiepartners, waardoor onbekendheid op diverse dossiers.
• Het werken met een nieuwe accountant.
• De discussies over de kwaliteit van de dossiers.

Om een herhaling bij de jaarafsluiting 2018 te voorkomen, ging Woongoed Zeist op zoek naar een sparringpartner om dit proces te optimaliseren. Een expert op het snijvlak van de publieke sector, vastgoed en financiering die door middel van kritische vragen de kwaliteitscontrole en de kennis van de medewerkers naar een volgend niveau kan tillen.

Wat was de grootste uitdaging voor Woongoed Zeist?

Het grootste knelpunt was de verwachtingskloof tussen de accountant en de corporatie. De kwaliteit van de stukken heeft een grote impact op de efficiëntie van de samenwerking met de accountant. Deze vraagt steeds meer en diepgaander onderbouwing van allerlei jaarrekeningposten. Veel corporaties, zo ook Woongoed Zeist, worstelen met deze eisen. Het is voor hen niet altijd helder en duidelijk wat de accountant nu precies wenst. Uitgangspunten en standpunten zijn bij de corporaties vaak niet helder beschreven en dit heeft invloed op de efficiëntie van het proces.

Een onderdeel van de functie van een (concern)controller is faciliteren dat de planning & control documenten (waaronder de jaarrekening) tot een kwalitatief hoogwaardig product leidt. Immers het opstellen van een P&C-product is ook een ‘proces’. Kwaliteitscontrole bewaakt dat de kwaliteit van het P&C-product ook hoogwaardig is. Helaas is dit nog niet bij alle corporaties ook daadwerkelijk meegenomen in de inrichting van de controlfunctie. Hier ligt voor vele nog een interessante quick win.

Wat was de wens van Woongoed Zeist?

Woongoed Zeist liep tegen al deze uitdagingen aan. Maar waar te beginnen? Met de fusie werd intern de eerste stap gezet om de rollen en verantwoordelijkheden van de nieuwe organisatie te beschrijven. Daarna kwam de wens om inzicht te krijgen in de valkuilen van 2017 en de vraag naar zekerheden om een vergelijkbare situatie te voorkomen. Woongoed Zeist wilde het meerwerk door de accountant tot een minimum beperken. Al snel werd duidelijk dat dit alleen mogelijk was met een kritische blik op de kwaliteit van de dossiers. Gezamenlijk zorgen dat de kwaliteit aansluit bij de eisen van de externe accountant. Kortom, investeren in de ‘taal’ die de accountant spreekt.

Goede planning en voorbereiding is het halve werk

Waar start je om dit te realiseren? In het gesprek werd door de experts van Adlasz en Finance Ideas ingegaan op het belang van een goede planning en voorbereiding bij de jaarafsluiting. Een onderdeel hiervan is tijdige en goede communicatie en een duidelijk verwachtingenmanagement richting de accountant. Tijdige afstemming van de kwaliteit van de data en dossiers helpen om de controle van de jaarrekening tot een minimum te beperken. Door de hogere kwaliteit kan ook de accountant efficiënter werken en wordt meerwerk gereduceerd.

Met andere woorden: de kwaliteitscontrole dient als bewaking van het proces van de jaarafsluiting. Een sparringpartner helpt in dit proces door mee te denken en richting te geven bij verslaggevingsvraagstukken. De kwaliteit wordt verbeterd door de kritische blik op de bestaande processen en een kritische beoordeling van de ingenomen standpunten op specifieke onderwerpen die de jaarafsluiting raken.

Vergroten van inzicht en verbreden van het kennisniveau

Met gemiddeld één dag per twee weken werd de kwaliteitscontrole door Finance Ideas/Adlasz vormgegeven. Het uitgangspunt hierbij was dat Woongoed Zeist eerst zelf alle stukken voorbereid had. Waarom? Om het kennisniveau bij de medewerkers te verbreden. In position papers werden de standpunten en uitgangspunten van Woongoed Zeist uiteengezet en beoordeeld volgens de normen van de accountant. Hierdoor ontstond een wisselwerking tussen enerzijds kennisoverdracht per thema en anderzijds het verschaffen van inzicht in de verwachtingen van de accountant.

Wat was de meerwaarde van dit project voor Woongoed Zeist?

Door de ingevoerde kwaliteitscontrole kijkt Woongoed Zeist nu terug op een soepel verlopen jaarrekeningcontroletraject 2018. Met nauwelijks tot geen aanpassingen in de jaarrekening. De ingenomen standpunten en uitgangspunten uit de position papers zijn door de accountant geaccepteerd en voor meerdere jaren vastgelegd. De kwaliteit van het aangeleverde balansdossier is hiermee sterk verbeterd.

Naast deze technische verbeteringen is ook de kennis en kunde van de medewerkers toegenomen. Hiermee is de verwachtingskloof tussen corporatie en accountant verkleind. Bijkomend voordeel van deze mooie resultaten is dat het meerwerk van de accountant tot een minimum beperkt is gebleven vooralsnog € 0.

Position paper de start van een betere kwaliteitscontrole

Kwaliteitscontrole is bij veel corporaties structureel nog niet verankerd met onnodige kosten tot gevolg. De position papers die de uitgangspunten en standpunten goed beschrijven in de taal van de accountant en het opleveren van kwalitatief goede onderbouwingen van de balansposities zijn niet of nog niet goed vormgegeven. De kennisoverdracht en inzicht die hiermee gepaard gaan zorgen dat standpunten in de jaarrekening beter onderbouwd zijn. Bijkomend voordeel is dat de primaire processen binnen de corporatie direct beoordeeld worden op risico’s en beheersmaatregelen waardoor een corporatie beter ‘in control’ is.

Kwaliteitscontrole is een must voor corporaties met een OOB-status

De OOB-status van corporaties heeft grote gevolgen voor de jaarrekeningcontrole en de samenwerking met de externe accountant. Alleen accountantskantoren die OOB’s mogen controleren zijn bevoegd voor de jaarrekeningcontrole voor corporaties groter dan 5.000 verhuureenheden. Op dit moment zijn dat er niet veel. Daarnaast mogen corporaties die een OOB-status hebben niet hetzelfde kantoor inschakelen voor de controle van hun jaarrekening en adviesdiensten. De zoektocht naar een nieuwe accountant wordt daarmee nog lastiger. De accountant verwacht dat de corporatie ‘in control’ is, dus kwaliteitscontrole wordt daarmee een must.

Aan de slag met control en compliance?

Heeft u vragen over dit project? Of wilt u aan de slag met de kwaliteitscontrole binnen uw corporatie? Finance Ideas en Adlasz ondersteunen gezamenlijk corporaties bij de balans tussen een gedegen inrichting en een werkbare oplossing. Van de inrichting van een control framework, het opstellen van position papers in de taal van de accountant, tijdelijk extra handen in drukke tijden, tot het geven van opleidingen rondom control en compliance.

Wilt u meer weten over de mogelijkheden? Neem contact op met onze adviseurs of stel uw vraag via onderstaand formulier.

Dit artikel is geschreven in samenwerking met Hendrik Damen, Partner, Adlasz.