Inhoudsopgave voor position paper nieuwe definities

In eerdere artikelen hebben wij het gehad over de meerwaarde van een position paper en over de interpretatie van de SBR Wonen memo ‘Verbeteringen en onderhoud’. De impact van de nieuwe definities zijn dusdanig dat consequente toepassing noodzakelijk is. Een position paper geeft handvatten bij dit proces en heeft een positief effect op de kwaliteit van uw interne beheersing. Nu is het in mijn optiek zonde als de ruim driehonderd corporaties allemaal het wiel gaan uitvinden. Vandaar in dit artikel een handzame en praktische inhoudsopgave: Alleen kom je er het snelst, samen kom je het verst.

Wat zijn de uitgangspunten?

Voordat we beginnen met de inhoud eerst een paar uitgangspunten. Een position paper is een memo waarin een standpunt wordt ingenomen. Hierin leg je de keuzes voor jezelf vast om de interne beheersing op orde te hebben. Het zorgt voor handvatten in het proces met de controlerend accountant maar ook met de Aw of het WSW. De eerste stap is daarom duidelijk bepalen wie de doelgroep van de memo is. Voor de position paper over het onderscheid tussen onderhoud en verbeteringen, lijkt mij de controlerend accountant het aangewezen lezerspubliek. De accountant kan tijdens de interim controle of bij de jaarrekeningcontrole vragen stellen over de wijze waarop achterstallig onderhoud is bepaald, hoe wordt omgegaan met publiek rechtelijke beperkingen en ingrijpende verbouwingen.

Wat staat er in een position paper?

De schrijver van de memo is in mijn ervaring vaak de afdeling bedrijfsvoering/financiën met input van de afdeling vastgoed/onderhoud of vice versa.

Een position paper over dit onderwerp kent de volgende elementen:

1. Inleiding / aanleiding

Hier beschrijft de corporatie wat de aanleiding van de memo is, wie de doelgroep is, door wie het is opgesteld en welk proces is doorlopen om standpunten te bepalen (discussie in MT, overleg tussen afdelingen, etc.).

2. Doel

Hier beschrijft de corporatie wat het doel van de memo is. Je eigen keuzes vastleggen en intern duidelijkheid verschaffen. Verder de accountant inzicht verschaffen in de standpunten van de corporaties omtrent de keuzemogelijkheden en interpretaties van de memo van SBR Wonen.

3. Onderhoud vs verbetering

Hier wordt beschreven hoe wordt aangesloten bij het algemeen onderscheid tussen onderhoud en verbeteringen. Wat is de afgelopen jaren het activabeleid van de corporatie geweest? Sloot dat aan bij de fiscale verwerking? Heeft het hanteren van de nieuwe definities impact op de meerjarenonderhoudsbegroting en de meerjaren investeringsplanning? Zo ja, hoe is hiermee omgegaan?

4. Ingrijpende verbouwing

Met de memo van SBR Wonen is een nieuw begrip geïntroduceerd: de ingrijpende verbouwing. In deze paragraaf geeft de corporatie aan hoe zij dit begrip heeft verwerkt in de cijfers. Zowel in de begroting als in de beleidswaarde. De memo geeft aan dat voor een ingrijpende verbouwing aan drie van de vier criteria moet worden voldaan. In deze paragraaf wordt beschreven aan welke criteria de corporatie denkt te voldoen, of dat voor alle ingrijpende verbouwingen dezelfde criteria zijn en hoe wordt geborgd dat aan de minimale voorwaarden wordt voldaan.

5. Achterstallig onderhoud

De memo geeft aan dat al het achterstallig onderhoud geclassificeerd is als verbetering. Dit in tegenstelling tot de fiscale verwerking. Voor het bepalen of er sprake is van achterstallig onderhoud wordt verwezen naar de NEN 2767 of vergelijkbare methodiek. In deze paragraaf neemt de corporatie op hoe zij heeft bepaald of er sprake is van achterstallig onderhoud en zo ja hoe hiermee is omgegaan. Ik moet de eerste corporatie trouwens nog tegenkomen die volmondig toegeeft dat er bij haar bezit sprake is van achterstallig onderhoud….

6. Publiekrechtelijke beperkingen

De memo geeft aan hoe moet worden omgegaan met publiekrechtelijke beperkingen zoals asbest. In deze paragraaf zet de corporatie uiteen welke keuzes zij maakt en hoe wordt geborgd dat uitgaven aan publiekrechtelijke beperkingen als verbetering worden behandeld. Geef hier ook duidelijkheid over wat wordt verstaan onder publiekrechtelijke beperkingen en hoe wordt omgegaan met bijvoorbeeld asbestonderzoek.

7. Overige i.r.t. onderhoud vs. verbeteringen

Hier kan de corporatie overige punten kwijt die niet in de voorgaande paragrafen passen.

8. Beheer

De memo gaat niet alleen over het verschil tussen onderhoud en verbeteringen, maar ook over de wijze waarop beheerlasten moeten worden toegerekend in de beleidswaarde. In deze paragraaf zet de corporatie uiteen welke beheerlasten worden toegerekend in de beleidswaarde, welke niet en welke keuzes hierbij zijn gemaakt.

9. Impactanalyse

Om inzichtelijk te maken wat de impact van de keuzes is, wordt in deze paragraaf beschreven wat de consequenties op de financiële prestaties (MJB met en zonder memo SBR Wonen) zijn. Geef daarbij vooral aan wat volgens jullie de manoeuvreer ruimte is.

Aanvulling op de inhoud

Het bovenstaande is een opsomming van de minimale punten waarover een standpunt ingenomen kan worden. Daarnaast is het mogelijk om te beschrijven waar de verschillen met de fiscale behandeling nog zitten. Ook informatie over hoe interne controle onderdeel uitmaakt van het proces van borgen van de kwaliteit kan beschreven worden. Tevens kan het aanpassen van procesbeschrijvingen aan de impactanalyse worden toegevoegd. Dit alles met als doel om aan de accountant te laten weten welke keuzes zijn gemaakt zodat bij het controleren van de beleidswaarde voor jaarrekening 2019 geen onnodige discussies ontstaan. Hiermee wordt het meerwerk beperkt.

Wilt u meer weten over het opstellen van een position paper?

Heeft u vragen over de inhoud of het opstellen van een position paper ? Stel uw vraag aan Victor Burger. Wilt u direct aan de slag met de controlfunctie binnen uw corporatie? Tijdens de Leergang control en compliance krijgt u inzicht in een breed palet aan relevante wet- en regelgeving (woningwet, het nieuwe beoordelingskader, bouwrecht en fiscaliteiten). U krijgt antwoord op de vraag hoe u deze spelregels effectief kunt borgen binnen uw organisatie. Bekijk het programma en de data.