Zes tips voor uw meerjarenonderhoudsplanning (MJOP)

1. Voorkom verrassingen vanuit binnenkwaliteit

Meerdere klanten hanteren vraaggestuurd (piepsysteem) onderhoud voor badkamers, keuken en toiletten (BKT’s). Niets mis mee: waarom zou je iets vervangen, terwijl de bewoner hier nog geen behoefte aan heeft? BKT-vervanging is onderdeel van de onderhoudscyclus.

Bij één van onze klanten was de leeftijd en de resterende levensduur van de BKT’s niet meer bekend. Een analyse leverde op dat 50% van de badkamers en toiletten naar verwachting ouder was dan veertig jaar. Er werd gebudgetteerd op basis van de uitgaven van afgelopen jaren. De analyse was aanleiding om voor de komende jaren extra onderhoud te budgetteren, met aanzienlijke impact op de ICR. Zeker wanneer de ICR onder druk komt te staan, is het invoeren van een taakstellend budget een veel voorkomende reactie. Als dit eigenlijk neerkomt op een geleidelijke veroudering van het bezit, vormt dit een hypotheek op de toekomst.

Heeft u een goed beeld van de binnenkwaliteit van uw bezit? Is uw budget voldoende om kwalitatieve achteruitgang te voorkomen? Enig idee of de ICR het aankan als de BKT-vervanging 150% is?

2. Maak een reële onderhoudsinschatting bij nieuwbouw en renovatie

Corporaties rekenen veel aan nieuwbouwinvesteringen. Hierbij worden aannames gedaan over het benodigde onderhoud voor dergelijke woningen, veelal op basis van een generieke onderhoudsnorm. Minder gebruikelijk is het om bij een nieuwbouwwoning een langjarige MJOP voor het complex op te laten stellen. Dit zou goed passen bij de Total Cost of Ownership (TCO) benadering waaraan corporaties werken in Aedes-verband. Juist omdat nieuwbouwwoningen vol staan met installaties, is het van belang om na te denken over het onderhoud op lange termijn. De hogere onderhoudslasten gedurende de levensduur zetten de exploitatiekasstromen extra onder druk.

Rekent u onderhoud voor nieuwbouw in op basis van het verleden of op basis van TCO? Heeft u in beeld hoe de MJOP voor nieuwbouw tot stand komt?

Ook wordt de MJOP niet altijd aangepast na het uitvoeren van een renovatie. Is het onderdeel van het decharge-document dat bij renovaties en nieuwbouwprojecten een gewijzigde/nieuwe MJOP wordt opgesteld? 

3. Denk aan aanpassingen bij (uitstel) sloop)

Een corporatie met een aanzienlijke sloopopgave had het onderhoud voor deze complexen reeds uit de MJOP en de begroting verwijderd. Bij een heroverweging werd een deel van deze complexen herlabeld naar doorexploitatie. Helaas was men vergeten de onderhoudsbegroting hierop aan te passen. Hoewel dit uitzonderlijk is, zien wij met regelmaat dat een discussie over onderhoud als sloop steeds wordt uitgesteld. Of over het alternatief van sloop dat ingerekend wordt bij herlabeling. Ook hier geldt dat de MJOP moet worden aangepast nadat de alternatieve ingreep heeft plaatsgevonden.

Weet u hoe wordt omgegaan met het onderhoud van slooppanden? Wat gebeurt er met de complex MJOP als sloop wordt uitgesteld of teruggedraaid? En wie borgt dit?

4. Maak een beleidsvrije en een beleidsrijke MJOP

Ondanks memo’s en richtlijnen vinden er bij onze klanten nog altijd discussies plaats over wat er nu in de MJOP zit en wat in de investeringen. Wij komen dubbelingen tegen: onderhoud dat zowel in de MJOP is opgenomen als in de investeringen als onderdeel van een ingrijpende verbouwing. Maar ook het onterecht niet meetellen van onderhoud. Zo zien we dat de onderhoudsnorm bij klanten soms ten onrechte bepaald onderhoud niet bevat. Volgens de voorschriften van de toezichthouders hoort ook het onderhoud dat als ingrijpende verbouwing wordt uitgevoerd in de onderhoudsnorm. Maak een beleidsvrije MJOP waarin al het benodigde onderhoud is opgenomen om de complexen kwalitatief op niveau te houden. Deze MJOP wordt gebruikt voor de onderhoudsnorm. Maak daarnaast een beleidsrijke MJOP, waar de onderhoudselementen uit zijn verwijderd die via een ingrijpende verbouwing worden uitgevoerd. Deze MJOP wordt gebruikt voor de onderhoudskasstromen. Update deze documenten jaarlijks waarbij voor de beleidsvrije MJOP nieuwe input wordt toegevoegd voor nieuwbouwcomplexen of voor complexen die zijn gerenoveerd. Weet u zeker dat de onderhoudsnorm voor de waardering al het noodzakelijke onderhoud bevat?

5. Organiseer onderhoud samen met partners

Bij enkele klanten hebben wij geconstateerd dat het uitbesteden van onderhoud en het werken met partners heeft geleid tot het weglekken van expertise en inzicht in de kwaliteit van het vastgoed. Hierdoor was een afhankelijkheid ontstaan en konden corporaties kosten en ingrepen onvoldoende beoordelen. Dat is jammer en onnodig. Er zijn voldoende mogelijkheden om in control te blijven, ook bij het werken met externen. Als u grip wilt hebben op de ICR, dan moet het onderhoudsproces strak in de greep zijn, ook als met partners wordt gewerkt.

Is de kwaliteit van het bezit goed in beeld? Heeft u voldoende deskundigheid in huis om een goede MJOP op te stellen, eventueel samen met uw partners?

6. Stel integrale onderhoudsplanning op

De onderhoudsnorm voor de beleidswaarde bestaat niet alleen uit planmatig onderhoud, maar ook uit vraaggestuurd-, contract- en dagelijks onderhoud. Deze elementen dienen toegevoegd te worden voor het totale onderhoudsbeeld. Er zijn leveranciers van onderhoudsplanningssoftware die het mogelijk maken een integrale onderhoudsbegroting op te stellen.

Hoe gaat u om met de verschillende onderhoudssoorten? Stelt u een integrale onderhoudsplanning op?