Realistisch begroten in vijf regio’s vraagt om samenwerking en scherpe keuzes

Vanuit het Huis van Portaal, midden in de Utrechtse wijk Kanaleneiland en letterlijk tussen de huurders, spreken we met financieel vastgoedadviseurs Jaap Tijssen en Jolien Heinen. Zij staan aan de knoppen van de meerjarenbegroting (MJB) en zorgen dat financiële keuzes passen bij de ambities van Portaal. Ambities verschillen per regio en plannen schuiven regelmatig. Hoe zorg je dan voor overzicht? En hoe blijf je sturen op wat wél kan?

Hoe ziet de rol van financieel vastgoedadviseur eruit bij Portaal?

“Ons werk raakt alles: we maken financiële en vastgoeddoorrekeningen, analyses en rapportages op overkoepelend niveau. Ook rekenen we scenario’s door bij nieuwe beleidskeuzes, zoals bij het huurbeleid of de portefeuillestrategie. Als team coördineren we het begrotingsproces en zijn we verantwoordelijk voor zowel de MJB als de dPi. We zorgen dat de cijfers kloppen én dat iedereen aan boord is. Dat is best een opgave met vijf regio’s.”

Zitten jullie allemaal op dezelfde locatie?

“Centrale functies zoals control en treasury zijn gevestigd in Utrecht en de uitvoering gebeurt in de regio’s, bewust dicht bij de huurders. Met meer dan 50.000 woningen is Portaal een van de grootste woningcorporaties van Nederland. We werken vanuit vijf stedelijke regio’s, van Leiden tot Nijmegen. In zo’n organisatie is het belangrijk dat in het begrotingsproces centraal beleid en regionale uitvoering goed op elkaar worden afgestemd.”

Ook interessant: kick-start het begrotingsproces met deze 5 tips

Hoe pakken jullie het begrotingsproces aan?

“We werken met een kernteam MJB waarin alle bedrijfsonderdelen zijn vertegenwoordigd. Vanuit dat team stemmen we de planning en de procesafspraken met elkaar af. Iedereen heeft daarbij ook de verantwoordelijkheid om signalen en behoeften vanuit de eigen afdeling mee te nemen. De voorbereiding op de begroting begint feitelijk al in januari. Dat is de evaluatie van het afgelopen jaar.

Eind april volgt de kaderbrief, die we zien als het officiële startpunt. Daarna neemt de intensiteit toe. Afdelingen leveren input aan, er wordt verwerkt, afgestemd en teruggekoppeld. In het najaar stellen we de MJB officieel vast, tegelijk zijn we dan ook alweer gestart met de planning voor het volgende jaar. Het is dus geen afgerond traject, het loopt eigenlijk continu door.”

Wat maakt samenwerken met vijf regio’s uitdagend?

“De samenwerking maakt het begrotingsproces dynamisch. We werken met centrale kaders die vertaald moeten worden naar de praktijk van elke regio. Daar ontstaan soms spanningen. Iedereen is het op totaalniveau met elkaar eens, maar als het concreet wordt, moeten er concessies worden gedaan. Het kan gebeuren dat een project in de ene regio vertraagt en de andere regio de ruimte wil gebruiken om te versnellen. Dat leidt soms tot discussies, vooral als alles bij elkaar in één jaar toch binnen de kaders moet vallen.”

Zit daar nog een verschil tussen lange en korte termijn?

“Zeker! Onze portefeuillemanager heeft de doelstellingen vertaald per regio. Er is dus een verschil tussen lange en korter termijn. We gaan niet bouwen in de ene regio omdat de woningen in de andere regio niet van de grond komen. Op korte termijn moeten we dan keuzes maken, schuiven en soms iets loslaten. Omdat Portaal groot is, gaat dat over veel schijven en veel mensen. Maar het mooie is dat er erg goed wordt samengewerkt. Iedereen zet zich in om tot een oplossing te komen.”

Hoe zorg je voor een realistische begroting?

“We maken onderscheid tussen harde en zachte projecten. De harde projecten worden uitgebreid besproken. Ze krijgen een plek in de begroting op basis van de fase waarin ze zich bevinden. Voor projecten die al gestart zijn met bouwen, gaan we ervan uit dat ze doorgaan. Zit een project nog in de initiatief- of haalbaarheidsfase, dan rekenen we een afslag vanwege het grotere risico op vertraging. Dat doen we met vaste methodiek, waarbij we verschil maken tussen renovatie- en nieuwbouwprojecten. Vooral omdat we bij nieuwbouw meer risicofactoren zien voor vertraging. Zo ontstaat er een begroting die beter aansluit op wat écht haalbaar is.”

De sleutel van haalbaarheid ligt dus bij de afslag van zachte en harde projecten?  

Ja, daar maken wij een duidelijk onderscheid in. Voor het eerste jaar kijken we heel specifiek: gaan we die cijfers echt halen of moeten we nog bijstellen? Zachte projecten nemen we pas op als er ook daadwerkelijk iets verwacht wordt. In de eerste drie jaar nemen we vooral harde, haalbare projecten op. Daarna komt er vanzelf meer ambitie bij. Langere termijn is immers altijd minder voorspelbaar.”

Waarom is de Integrale InstandhoudingsBegroting zo belangrijk voor Portaal?

“Het IIB-proces resulteert in onze integrale instandhoudingsbegroting: één totaalbeeld van alles wat technisch nodig is aan onderhoud, renovatie en verbeteringen. In theorie heel logisch, maar in de praktijk soms lastig om goed in kaart te brengen. We hebben er daarom bewust drie jaar voor uitgetrokken en werken met een breed team uit dagelijks en planmatig onderhoud, programma- en assetmanagement en finance.”

“Samen verzamelen we data, leggen we verbanden en maken we keuzes. Dat werpt zijn vruchten af. We kijken minder vanuit losse vakjes en meer vanuit vastgoed als geheel. Zo zorgen we dat planmatig onderhoud of renovatie slim gecombineerd wordt met een duurzame ingreep of andere investeringen in datzelfde jaar. De uitvoering blijft soms weerbarstig, maar het integrale denken begint echt te landen.”

Hoe kijken jullie naar verkoop en nieuwbouw binnen de begroting?

“Beschikbaarheid staat bij ons op één. De ruimte die we hebben, zetten we in voor uitbreiding van de woningvoorraad. Er wordt hier wel eens gezegd: ‘Een wat minder goed huis, is minder erg dan geen huis.’ Daarom gebruiken we onze LTV, financieringsruimte en opbrengsten uit de verkoop, bewust voor nieuwbouw en aankopen. Verkoop is daarbij geen doel op zich, maar een versneller. Als we één woning verkopen, dan kunnen we daar twee woningen voor terugbouwen. We hanteren als uitgangspunt dat de opbrengst uit verkoop ongeveer de helft van onze nieuwbouw moet dekken. Dat betekent dat het verkoopvolume moet groeien ten opzichte van nu. Een aardige uitdaging in deze tijden en tegelijk is het noodzakelijk om onze opgave waar te maken.”

Hoe heeft Portaal de overstap naar beleidswaarde 2.0 ervaren?

“De overstap verliep vrij soepel. We wisten goed wat er verwacht werd: werken met een aangepaste disconteringsvoet, een afslag voor EFG-labels en vooral het vervangen van de norm door een echte onderhoudsbegroting. Die laatste verandering vroeg de meeste aandacht. In de uitkomsten zagen we weinig grote effecten. Wij zijn als corporatie vrij gemiddeld dus onze beleidswaarde verandert ongeveer evenveel als de norm zelf. Wat beleidswaarde 2.0 vooral laat zien, is dat onderhoud steeds zwaarder meeweegt in de financiële sturing. In theorie zou dat bij de oude norm ook al zo moeten zijn, maar in de praktijk wordt dat nu explicieter meegenomen.”

Portaal wilde een second opinion op de MJB. Wat leverde dat concreet op?

“De vraag voor een second opinion op de MJB kwam vanuit het bestuur en dat begrijpen we goed. Het is waardevol om met een externe bril naar het proces en de cijfers te kijken. Ondanks dat het proces al liep, zorgde het ook niet voor meer werkdruk. Het praktisch meedenken was fijn: wat kan dit jaar nog mee, en welk advies kan worden meegenomen naar volgend jaar?”

“De check en tips op onze verwerking in WALS vonden we prettig. We proberen dat systeem zo transparant mogelijk te gebruiken, maar het door de complexiteit soms een uitdaging. Een externe bevestiging helpt dan om richting bestuur en toezichthouders te laten zien dat het goed ingericht is. Daarnaast gaf het rapport ons ook extra steun om verbeterpunten intern bespreekbaar te maken. Veel aanbevelingen gingen over de eerste fasen van het proces en dat gaf ons houvast om scherper te worden. De samenwerking was laagdrempelig en inhoudelijk sterk en dat maakt het traject waardevol.”

Welke lessen en inzichten nemen jullie mee?

“Dat je ook tijdens een lopend proces ruimte kunt maken voor reflectie. Een second opinion is geen controle achteraf, maar juist een manier om slimmer te werken. Ook het vierogenprincipe is belangrijk. Als je met minder mensen werkt, is het goed om dat te organiseren, intern of extern. En je begroting is niet een eindpunt, het is een doorlopende cyclus waarin je continu leert, bijstuurt en verbetert.

Vragen over uw kaderbrief of meerjarenbegroting?

Heb je vragen over het opstellen van de meerjarenbegroting en het begrotingsproces? Of behoefte aan een second opinion? Neem vrijblijvend contact op met Jeroen Dungelmann.