DUWO over de doorontwikkeling van de meerjarenbegroting

Ter voorbereiding van de MJB27-31 had DUWO behoefte aan externe validatie van de begroting. Een second opinion voorafgaande aan het nieuwe begrotingsproces, om te leren en verbeterpunten mee te kunnen nemen in de MJB27-31. In dit interview kijken we terug met Richard Feenstra (financieel bestuurder ai), Michel Bakker (directeur Financiën a.i.), en Kevin Tijhof (Senior Planning & Control).

Waarin verschilt DUWO met andere corporaties?

DUWO is met ruim 26.000 wooneenheden de grootste studentenhuisvester van Nederland. We hebben een beetje een eigen financieel landschap: een zeer specifieke doelgroep, afwijkende huurprijsontwikkeling, hoge bezettingsgraden en een investeringsagenda die sterk samenhangt met de groei van steden en onderwijsinstellingen. Dat maakt de meerjarenbegroting (MJB) een instrument dat vraagt om bijzondere zorgvuldigheid.

En wat was de aanleiding om jullie begroting onder de loep te nemen?

Wij zijn een ambitieuze organisatie. In recente jaren bevatte de begroting ambitieuze plannen die voortkwamen uit de opgaven in onze studentensteden. Dit was financieel niet haalbaar. Daarom hebben we bijgestuurd in de MJB 26-30. Dit was een duidelijke koerswijziging: realistischer begroten, met minder ambitieuze projectiepijplijnen.

Naar aanleiding van de reflectie van de Aw op onze MJB 25-29 zetten we voor de MJB 27-31 een volgende kwaliteitsstap. Door de MJB 26-30 kritisch tegen het licht te houden identificeren we verdere verbeteringen voor het aanstaande begrotingsproces.  

Hoe zijn jullie dit proces aangevlogen?

De analyse keek naar meerdere onderdelen waaronder: de opbouw en onderbouwing van de uitgangspunten, risico’s voor de exploitatie, bijvoorbeeld vanuit onderhoud, realisme van het investeringsprogramma en scenarioanalyses. Hierdoor ontstond een integraal beeld dat ons hielp verbeterpunten te begrijpen en onze interne discussies aanscherpte.

Daarbij is de sectorkennis van Finance Ideas belangrijk. DUWO heeft als studentenhuisvester een specifieke dynamiek. Dat vraagt om extra afstemming en om een analyse die niet blijft hangen in financiële ratio’s, maar de verbinding legt met de werkelijke opgave, de corporatie en het begrotingsproces.

Wat was daarbij een aandachtspunt?

Concreet kwamen onder meer de scenarioanalyses scherper op tafel. Vooral de renteontwikkeling bleek een belangrijk aandachtspunt. Waar eerder de LTV nadrukkelijk in beeld was, liet de analyse zien dat de ICR in de komende jaren mogelijk eerder gaat knellen. Dat verandert de manier waarop we naar risico’s en sturing kijken.

Ook de operationele kasstroom kreeg extra aandacht. Met name fluctuaties in onderhoudskosten vroegen om een betere meerjarenplanning. Niet begroten voor het komende jaar, maar sturen op een realistische planning voor drie tot vijf jaar. Daarmee ontstaat meer grip op de financiële effecten van onderhoud en investeringen.

Door bevindingen concreet op papier te zetten, ontstond een scherp gesprek over de achterliggende keuzes. Dat hielp om de discussie te verdiepen en het eindrapport praktisch bruikbaar te maken.

Wat leverde de second opinion concreet op?

Het heeft ons comfort gegeven richting de Aw, maar vooral ook richting de volgende begrotingsronde. Het rapport bevestigde dat het begrotingsproces gedegen is, maar maakt tegelijk zichtbaar waar verdere aanscherping mogelijk is.

Een belangrijk resultaat was de input voor de nieuwe kaderbrief. We hebben op basis van het rapport direct een oplegger met verbeterpunten gemaakt voor de komende ronde. Dat geeft de financiële afdeling extra onderbouwing om intern het gesprek te voeren over noodzakelijke veranderingen.

Wat is de meerwaarde van een externe partner bij dit proces?

We denken toch wel het vertrouwen en draagvlak dat je intern en extern creëert. Waar de financiële afdeling eerder zelf aandacht vroeg voor verbeterpunten, geeft een externe blik gewicht aan de boodschap. Het rapport wordt daarmee niet alleen een verantwoordingsdocument, maar ook een middel om intern draagvlak te creëren voor de voorgestelde verbeteringen. Het helpt om te kunnen zeggen: we hebben dit onderzoek van Finance Ideas en zij beveelt dit aan. Kunnen we daar een start mee maken?

Heeft de timing van de second opinion nog een rol gehad?

Ja, de timing bleek heel waardevol. De analyse vond niet plaats aan het einde van het begrotingsproces, maar juist aan het begin. De inzichten waren dus input voor de nieuwe kaderbrief. Er ontstond dus een handelingsperspectief waarbij de inzichten aan de voorkant zijn meegenomen in het nieuwe begrotingsproces.

Het rapport gaf ons comfort richting toezichthouders, maar vooral ook interne sturing. Het paste dus perfect bij de fase waar we ons in bevonden: realistisch begroten, scherper sturen en de kwetsbaarheden in het proces verder verkleinen.

Dus in een notendop geeft het vertrouwen, sturing en verbeterpunten?

Het bracht twee werelden bij elkaar. Enerzijds een antwoord op de vragen van de Aw, anderzijds concrete aanknopingspunten om de eigen begrotingscyclus verder te verbeteren. De kracht zit hem dus in die combinatie: externe validatie, inhoudelijke scherpte en praktische toepasbaarheid. Het is ook niet iets wat je ieder jaar op dezelfde manier hoeft te doen. Maar op het juiste moment is het absoluut een nuttige thermometer voor de kwaliteit van je begrotingsproces.

Vragen over uw meerjarenbegroting?

Heeft u ook behoefte aan een second opinion op uw meerjarenbegroting of ondersteuning bij het opstellen ervan? Lees hier meer over onze mogelijkheden of stel uw vraag direct aan Daan Vrijmoet.