Dashboard voor operationele sturing maakt bijsturen efficiënter en sneller

Operationele sturing is voor corporaties steeds belangrijker, helemaal in onzekere tijden. Als processen goed op orde zijn geeft een dashboard interessante inzichten die sturing makkelijker maakt. Cazas Wonen ging hiermee aan de slag. Waar begin je? Welke KPI’s neem je mee? Welke invloed heeft dit op beslissingen? Eric de Gier, teammanager financiën en Martijn Vreugdenhil, teammanager informatiemanagement, praten ons bij over dit proces.

Waarom een dashboard voor operationele sturing?

“We merkten dat er een sterke behoefte was aan inzicht in onze operationele processen om sneller en accurater te sturen. In onzekere tijden is het cruciaal om over actuele data te beschikken. Dit maakt het makkelijker om sneller bij te sturen. Een geavanceerd dashboard geeft ons die mogelijkheid. Je kunt anticiperen op veranderingen en beslissingen vanuit strategische besluitvorming goed onderbouwen.”

Wat waren de grootste uitdagingen bij het creëren van dit dashboard?

“Toch wel het beginnen vanaf nul. We hebben gekozen om blanco te beginnen en voorgaande rapportageplatformen los te laten. Bij de start van dit proces was Microsoft software die wij gebruiken  nog in public beta. De testen pakten positief uit op tactisch niveau. We zijn dus vanuit die tool een compleet nieuw dataplatform in Microsoft gaan ontwikkelen. De uitdaging daarbij was de integratie en synchronisatie van data uit diverse bronsystemen, zoals financiële systemen, ondersteunende expertsysteem, klantvolgsystemen.”

Hoe definieer je daarbij KPI’s en hoe worden die gewaarborgd?

“De KPI ’s zijn stuk voor stuk ontwikkeld op basis van de behoeften vanuit de organisatie. Het definiëren hiervan was een proces van samenwerking tussen verschillende afdelingen. We hebben workshops georganiseerd waarbij managers en teamleiders input konden geven.  Vervolgens hebben we de KPI’s getest en verfijnd. Door dit proces gezamenlijk te doorlopen, creëer je een gezamenlijke taal. Belangrijk, omdat een consistente definitie van KPI’s cruciaal is voor de effectiviteit van het dashboard. Daardoor zorg je dat iedereen de data op dezelfde manier interpreteert.

Het gaat dus breder dan alleen financiële sturing?

“Zeker! Financiële sturing is belangrijk, maar veel van onze operationele gegevens zijn minstens even belangrijk. Denk daarbij aan klantinteracties en onderhoudsdata. Deze informatie wordt bijna realtime verwerkt in het dashboard, zodat we proactief kunnen handelen. De normen die aan de basis liggen zijn door de afdelingen bepaald. Dat zorgt ook voor draagvlak. Je moet achter de indicator staan om het achterliggende doel te willen behalen. Dus de normen waren zeker leidend voor het jaardoel. Samen bij het maken van de jaarplannen en het koersplan.

Welke rol heeft de ICR in de ontwikkeling van het dashboard?

“Die heeft een belangrijke rol in het optimaliseren van processen. De ICR dwingt ons om processen aan te scherpen. Bijvoorbeeld een kritische blik op de crediteurenafdeling, zodat we facturen beter en sneller kunnen verwerken. Eigenlijk zorgt het hele proces dat de kostenprocessen achter de KPI ’s aangepakt worden.

Ook is het nu makkelijker om de ICR te monitoren. Dat zorgt dat we proactief kunnen reageren op eventuele veranderingen die onze financiële positie beïnvloeden. Onze financiële afdeling werkt dus nauw samen met andere afdelingen om te zorgen dat alle relevante data correct en tijdig worden gerapporteerd. Door het dashboard en de integratie van onze normen kunnen we dus sneller en beter bijsturen. We hebben meer inzicht en kunnen daardoor betere beslissingen nemen binnen de organisatie.”

En concreet, hoe ziet het dashboard van Cazas Wonen eruit?

“Ons dashboard is geïntegreerd binnen een app waar alle rapportages zichtbaar zijn. We gebruiken filters om selecties te maken en alleen de relevante KPI’s weer te geven. Soms zijn het eenvoudige metingen die belangrijke trends of prestaties weergeven. Dit helpt ons om gericht naar bepaalde data te kijken en maakt het dashboard bruikbaar voor verschillende lagen binnen de organisatie. We hebben een duidelijke structuur ontworpen waarin indicatoren thematisch worden gepresenteerd. Gebruikers kunnen via een filterfunctie specifieke rapporten en KPI’s selecteren die relevant zijn voor hun werkzaamheden. Op dit moment richten we ons vooral op de KPI’s die gekoppeld zijn aan het Jaarplan 2024.”

Hoe is dit gekoppeld aan strategische ambities?

De indicatoren worden gepresenteerd binnen thema’s die overeenkomen met onze strategische ambities en metingen. In het dashboard zijn kolommen zichtbaar die zowel de realisaties tonen in de geselecteerde periode als de cumulatieve prestaties tot aan die periode. Dit stelt ons in staat om afwijkingen tussen de actuele prestaties en de doelstellingen voor die periode direct te identificeren en aan te pakken.”

Jullie nemen nu dus op een andere manier beslissingen?

“Ja, voorheen waren onze beslissingen vaak gebaseerd op onderbuikgevoel. Het dashboard geeft realtime data en dat heeft direct invloed heeft op operationele beslissingen. Als er bijvoorbeeld een discrepantie in de huurinkomsten wordt waargenomen, kun je direct in actie komen, zonder te wachten op de maandelijkse rapportages.”

Welke rol speelt vastgoeddata in jullie operationele dashboard?

Die informatie is essentieel voor het beheer van ons onderhoud en de leefbaarheid van onze woningen. Het dashboard integreert de data over onderhoudsbehoeften, huurderstevredenheid en financiële prestaties van onze vastgoedportfolio’s. Dit stelt Cazas Wonen in staat om proactief onderhoud te plannen en kosten te besparen door efficiënter gebruik van beschikbare middelen.”

Heeft het dashboard ook invloed op de relatie met jullie huurders?

“Door het dashboard zijn we in de toekomst instaat om proactief te communiceren met onze huurders over bijvoorbeeld hun energieverbruik. Dit helpt huurders om niet onverwacht geconfronteerd te worden met hoge kosten. Het uiteindelijke doel is altijd om onze huurders optimaal te ondersteunen.”

Wat vond je het leukste bij het ontwikkelen van dit dashboard?

“Het enthousiasme en de positieve feedback van collega’s die het gebruiken. Het is mooi om te zien dat het enthousiasme groot is en dat de effectiviteit van onze sturing is verbeterd. Voordeel is ook dat je één waarheid hebt en dat maakt het proces efficiënt. Definities verschillen bijvoorbeeld nog wel eens van persoon tot persoon. Nu leg je het gewoon vast en kan daar geen miscommunicatie over ontstaan.”

Welke toekomstplannen heeft Cazas Wonen voor het verder ontwikkelen van operationele sturing?

“We zijn nu themarapportages/-dashboard per afdeling aan het uitrollen op basis van de input van de gebruikers. Ons doel is om meer voorspellende analyses en machine learning te integreren om zo nog beter te kunnen anticiperen op toekomstige trends en behoeften. Dit helpt ons om nog proactiever te handelen en onze dienstverlening continu te verbeteren.”

Meer weten over een dashboard voor operationele sturing?

Heeft u vragen over dit proces of wilt u meer weten over de mogelijkheden voor uw corporatie? Stel uw vraag via onderstaand formulier of neem contact op met Daan Vrijmoet.