De integrale meerjarenraming als instrument voor financiële sturing

Steeds vaker hanteren zorginstellingen bij hun financiële sturing een langere tijdshorizon. Waar voorheen de aandacht vooral lag op de financiële resultaten in het lopende jaar en de begroting voor komend jaar, worden nu steeds vaker prognoses voor minstens tien jaar gevraagd om te zien of de organisatie ook op de lange termijn de financiële continuïteit kan waarborgen. Een integrale meerjarenraming is daarmee een onmisbaar sturingsinstrument geworden in de regulier P&C cyclus.

Voor interne sturing en externe communicatie

Een meerjarenraming biedt intern inzicht in de financiële gevolgen van het voorgestelde (vastgoed)beleid en geeft daarmee handvatten om te sturen op zorg, personeel en vastgoed. Natuurlijk is de toekomst onzeker, maar zonder duidelijk geformuleerde koers en doorrekeningen is het niet mogelijk te beoordelen of de toekomstverwachting van het bestuur (op basis van de huidige veronderstellingen) plausibel en financierbaar is. Ook voor de financiers is inzicht in de toekomst van groot belang. Dit geldt zeker indien er op korte termijn extra middelen moeten worden aangetrokken voor nieuwe of recente investeringen. Financiële instellingen die geld uitlenen of het WFZ dat borg staat voor een lening, willen goed inzicht hebben in de financiële toekomst van de zorginstelling. Zij willen dat de zorginstelling kan aantonen dat zij onder redelijke aannames de rente en aflossingen blijvend kunnen betalen.

Handig: Bekijk de richtlijnen bij het opstellen van een informatiememorandum ten behoeve van een financieringsaanvraag en/of borgingsverzoek.

Welke afwegingen maakt u bij het opstellen van een meerjarenraming?

Bij de inrichting van de meerjarenraming kunnen meerdere afwegingen gemaakt worden. Hierbij is het uiteraard van belang dat de opzet en structuur aansluit bij de wijze waarop uw zorginstelling financieel stuurt. Om u hierbij te ondersteunen benoemen we een aantal afwegingen die u kunnen helpen bij het opstellen van een Programma van Eisen.

#1: Opbouw: stuurt u op locatie of concernniveau?

Allereerst is het raadzaam een keuze te maken over de algemene opbouw van de meerjarenraming. Afhankelijk van hoe uw zorginstelling financieel stuurt heeft zij de keuze om de meerjarenraming op locatie- of op concernniveau op te stellen. Het locatiemodel is een gelaagd model, wat is opgebouwd vanuit de verschillende locaties. Dit model geeft relatief veel detail en geeft inzicht in de financiële prestaties van de individuele locaties. Hierdoor is het ook mogelijk om bijsturingsmaatregelen vast te stellen op locatieniveau. Daarnaast geeft het model ook de ruimte voor sturen op een bedrijfsonderdeel (tussenlaag) of een niet-fysieke locatie (bijvoorbeeld de behandeldienst).

Aangezien instellingen in de care sector vaak meerdere zorglocaties hebben, heeft dit model mogelijk de voorkeur. Indien uw instelling de meerjarenraming slechts wil inzetten om het financieel beleid te toetsten op concernniveau (bijvoorbeeld bij het vaststellen van de financieringsbehoefte) dan heeft een concernmodel de voorkeur. Binnen de cure sector heeft het concernmodel dan ook vaak de voorkeur.

#2: Inzicht: welk detailniveau is gewenst?

Naarmate het model een grotere mate van gedetailleerdheid bevat, wordt ook de complexiteit hoger. Het concernmodel sluit over het algemeen aan bij de structuur van de jaarrekening en is hierdoor overzichtelijk en relatief eenvoudig in gebruik. Het locatiemodel kent vaak een P*Q opbouw (o.b.v. de verwachte zzp-mix). Door de gedetailleerde opbouw is het mogelijk om beleidsmatige ontwikkelingen nauwkeurig door te rekenen. Denk hierbij aan een business case van een nieuwe zorglocatie. Op locatieniveau heb je echter wel te maken met doorbelastingen van overheadposten. Dit maakt de inrichting complexer en maakt het model vaak minder overzichtelijk. 

#3: Eenvoud: actualiseren van informatie

Afhankelijk van waarvoor een meerjarenraming wordt gebruikt kan het zijn dat de meerjarenraming regelmatig geactualiseerd dient te worden. De jaarrekening en de vastgestelde begroting worden vaak als uitgangspositie gehanteerd. De exploitatie in de toekomstige jaren zijn daarmee (los van marktontwikkelingen en mutaties) een resultante van de begroting. Hoe vaker het model wordt geactualiseerd, bijvoorbeeld als gevolg van elke kwartaalrapportage, des te groter de noodzaak wordt voor het eenvoudig updaten van de cijfers.

In het concernmodel is het aantal in te voeren regels beperkt, en is handmatig invoeren van de gegevens te overzien. Het locatiemodel bevat echter een groter detailniveau. Hierdoor kan het wenselijk zijn om gegevens automatisch in te laden. Naarmate het aantal locaties hoger ligt, wordt deze behoefte groter.  Voor het automatisch inladen dient er vooraf geïnventariseerd te worden hoe de brondata zonder al te veel bewerkingen eenvoudig ingevoerd kan worden.

#4: Hoeveel flexibiliteit moet het model bevatten?

Bij het kiezen van een model moet u eerst de keuze maken of u de voorkeur heeft voor software- of een Excel-based oplossing. Een software oplossing is vaak meer gestandaardiseerd, en daardoor ook minder foutgevoelig. Daar staat tegenover dat een model vanuit een softwarepakket vaak minder flexibel is en niet altijd aansluit bij specifieke wensen van de zorginstelling. Een Excel-based model is daarentegen juist flexibel en kan relatief ingericht worden naar de wensen van de zorginstellingen. Daarnaast kan een model dusdanig beveiligd worden dat enkel invoervelden bewerkt kunnen worden, wat de foutgevoeligheid reduceert. Excel is altijd een ‘in-house’ oplossing en daarbij hoeft het model niet extern te worden beheerd. Bij een SaaS oplossing (Software as a Service) is dat wel het geval.

Tot slot, indien een Excel variant de voorkeur heeft, is het van belang om te inventariseren in hoeverre het model gebruik maakt van macro’s. Niet alle gebruikers zijn gewend om met macro’s te werken. Aangezien de werking macro’s afhankelijk is van de specifieke instellingen van de gebruiker, leidt dit mogelijk tot foutmeldingen.

Hulp nodig bij het opstellen van een meerjarenraming?

Heeft u vragen over deze afwegingen of behoefte aan ondersteuning bij het opstellen van een meerjarenraming? Onze financiële experts kennen de zorgmarkt door en door en denken graag met u mee. Neem voor vragen vrijblijvend contact op met Daan van Houtum.