Area Wonen over haar kaderbrief en begroting in dynamische tijden

Area Wonen heeft met haar kaderbrief het hele begrotingsproces efficiënter en effectiever gemaakt. Hoe is dit proces verlopen? Wat was de aanleiding? Welke invloed heeft de kaderbrief op de realisatie-index? En hun portefeuilleplan? En welke tips hebben ze voor corporatie-collega’s? Aline van Oosten, manager bedrijfsvoering bij Area Wonen deelt haar ervaring.

In een notendop: wat is Area Wonen?

Wij zijn een middelgrote corporatie met ongeveer 8.700 woningen actief in Uden, Veghel en de dorpen eromheen. We vinden het belangrijk dat onze bewoners goed kunnen wonen, in een prettige omgeving met oog voor elkaar. Samen met hen werken we aan duurzame woningen in levendige wijken. We zoeken voortdurend naar nieuwe manieren van werken. ‘Oude’ antwoorden geven geen oplossing meer voor de problemen van vandaag en morgen.

Tot en met vorig jaar hadden jullie geen kaderbrief. Waarom nu wel?

Het begrotingsproces bestaat uit allemaal bouwstenen die je in een bepaalde volgorde wilt opstapelen. Bij dat proces zijn veel collega’s betrokken, van manager vastgoed, projectleiders tot team financiën. Niet voor iedereen is de koppeling tussen beleid en begroting vanzelfsprekend. Daarbij is de sector, die van zichzelf best stabiel is, ineens in een soort dynamische omgeving terecht gekomen en dat geeft onrust. Voor ons het juiste moment om het begrotingsproces te optimaliseren. Iets meer werk in het begin, maar verderop in het proces veel efficiënter dan bouwstenen gaandeweg constant bijschaven.

Waar start je met dit proces en wie neem je daarin mee?

Bij draagvlak! Een veranderproces is altijd complex. Om draagvlak te creëren is het handig als er ook urgentie is. In ons geval waren we het er in het MT unaniem over eens dat we het begrotingsproces beter wilden organiseren, zodat werkzaamheden eerder konden plaatsvinden. Het is belang dat de inhoud in jip-en-janneketaal over de bühne wordt gebracht. Zo is de inhoud en het doel voor iedereen duidelijk, dat vergroot direct het draagvlak. De kaderbrief is geen doel op zich, de begroting ook niet. Het gaat om onze ambities en wat we als corporatie bij willen dragen aan de maatschappelijk opgave. Dat moet voor iedereen duidelijk zijn.

Tip: We hebben een template ontwikkeld dat u kunt gebruiken voor het opstellen van de kaderbrief.

Begroten in een dynamische wereld, hoe doe je dat?

Door vooraf de gezamenlijke discussie te voeren op essentiële punten. Wat reken je bijvoorbeeld in qua huurverhoging? Wij kunnen wel kiezen voor inflatie min 1% en Hugo de Jonge kan looninflatie adviseren, maar is dit realistisch? Meer dan 3,5% wordt heel moeizaam, dus waarschijnlijk ga je beide komend jaar niet realiseren. Aan de voorkant hebben we op alle belangrijke strategische punten inhoudelijk goede discussies gevoerd en een bewuste afweging gemaakt. Dat maakt het vervolgproces efficiënter omdat iedereen achter de beslissing staat.

Hoe zijn jullie daarbij omgegaan met de opgave vanuit de gemeente voor nieuwbouw?

In de kaderbrief hebben we duidelijk afgesproken welke aantallen we echt gaan inrekenen in de begrotingen. Ook welke alternatieven we eventueel als een scenario doorrekenen. Daarbij hebben we concrete afspraken gemaakt per gemeente. Als we per 1 juli geen nieuwe afspraak met de gemeente hebben, volgen we ons portefeuilleplan. Als we wel nieuwe afspraken hebben, is dat de leidraad voor de begroting. De afspraken zijn smart gemaakt in een dynamische omgeving.

Hoe kom je vervolgens tot een 100% realisatie-index?

Tijdens het opstellen van de begroting moet je het gevoel hebben dat het de realiteit is. We rekenen de harde projecten voor 100% in en de zachte projecten tot de aantallen van het portefeuilleplan. Daarmee rekenen we in de begroting met de ruimte die we financieel nodig hebben om het portefeuilleplan uit te voeren. In het verleden hebben we die aantallen niet altijd gehaald. Dit kwam door het verschil in harde en zachte projecten. We begroten nu de eerste drie jaar de harde projecten en vullen die in jaar 4-30 aan zodat we in aantallen van het portefeuillebeleid realiseren. Dit geeft ons de kans om de ambities ook financieel te toetsen.  Dat is voor ons belangrijk, omdat we steeds vaker bestaande bouw kopen voor transformatie. Ook hopen we in de toekomst meer locaties te krijgen van de gemeente. Die druk ervaren gemeenten landelijk. De kans dat je de aantallen uit je portefeuilleplan in de toekomst gaat realiseren, wordt daarmee hopelijk steeds groter.

Is jullie portefeuilleplan concreet genoeg om deze met een kaderbrief te vertalen naar de begroting?

Een portefeuilleplan is in de basis altijd een weerspiegeling van je wensportefeuille. Daarna kijk je wat er nodig is om daar te komen. Wij maken gebruik van verschillende onderzoeken om te komen tot een wensportefeuille. Die input brengen we samen met de uitkomsten van de bestaande portefeuille, gevolg van prijsontwikkelingen in de bouw en andere ontwikkelingen. Zo creëren we een totaal plaatje. We evalueren nu vaker en sturen bij waar nodig. In het verleden zaten we meer op sloop/nieuwbouw, maar door het oplopen van die kosten doen we meer renovaties. Onze wensportefeuille wijzigt niet zo snel. De gap tussen onze bestaande portefeuille en wensportefeuille ook niet. Maar hoe we die gap opvullen wel. Ik denk dat veel corporaties in deze tijden vaker de strategie herijken.

Welke rol speelt de kaderbrief hierbij?

De kaderbrief geeft ons de handvaten om een gedragen begroting op te bouwen. Doordat aan de voorkant nadrukkelijk de tijd is genomen om met elkaar alle uitgangspunten door te nemen, is iedereen betrokken en is de begroting inhoudelijk door het MT gedragen. Procesmatig geeft het team finance de inhoud om tijdig in een keer goed een begroting te kunnen opstellen. En door alle goede gesprekken zijn de lijntjes kort. De kaderbrief helpt om de uitgangspunten beleidsmatig te doorleven en vast te leggen en om deze vervolgens te evalueren.

Welke twee dingen heb je geleerd en ga je volgend jaar toepassen?

Vaker gedurende het jaar de vraag stellen: wat betekent dit voor het begrotingsproces? Dus als wij in de zomer bezig zijn met het herijken van het koersplan: wat betekent dit dan voor andere beleidsstukken zoals het begrotingsproces?

Het tweede is de focus op het interne commitment. Zowel per stap, als per afdeling en voor het MT. Daarmee bedoel ik “zijn de consequenties van een herijking voor iedereen zichtbaar en duidelijk?” Dit is nodig om te zorgen dat iedereen hetzelfde pad blijft bewandelen. De kaderbrief heeft een enorme toegevoegde waarde om dit te realiseren. Het maakt het begrotingsproces voor iedereen efficiënter en creëert daarmee ruimte. Tegelijk geeft het duidelijke kaders over wie voor wat verantwoordelijk is. In de kaderbrief hebben we een bijlage toegevoegd met een tijdslijn en wie, wat, wanneer moet aanleveren.

Kunnen jullie met deze kennis de kaderbrief volgend jaar zelf opstellen?

Idealiter ja! Wel zou ik nog een second opinion laten uitvoeren. Ik zie externe hulp als leervermogen.

Iets kan altijd beter en door een externe blik wordt het ook elk jaar beter. We hebben nu het gehele proces samengedaan met Finance Ideas. Voor ons was dat nodig om de basis op orde te krijgen.

Om eerlijk te zijn vond ik het in eerste instantie ook een risico om de kaderbrief uit te besteden. Ik was bang dat het een negatief effect had op het interne draagvlak. Dat het de kaderbrief van Finance Ideas zou worden in plaats van Area Wonen. Dat is zeker niet gebeurd en dus een groot compliment aan jullie. Het is echt een kaderbrief van Area Wonen, die breed wordt gedragen door de gehele organisatie.

Tips voor andere corporaties?

Zorg vooral ook dat het een leuk proces is. Misschien is dat nog wel het allerbelangrijkste. Je gaat met elkaar in discussie en daar moet je allemaal een goed gevoel van krijgen. De discussie mag best hard zijn op de inhoud, maar zorg dat je zacht bent op de relatie. Daarbij kun je ook een hoop doen met de bijeenkomst zelf: een broodje, een leuke locatie, een grapje.

Vragen over uw kaderbrief of meerjarenbegroting?

Heeft u vragen over uw kaderbrief of begrotingsproces? Lees hier meer over onze mogelijkheden of stel uw vraag direct aan Jeroen Dungelmann.