Investeren of onderhoud: de praktijk

Eind september had ik het genoegen een bijeenkomst van een regionaal controllers netwerk te mogen begeleiden. Het onderwerp: De gevolgen van de nieuwe definities voor onderhoud en beheer die Aw, WSW en BZK op 3 juli 2019 in een memo hebben gepubliceerd. Waar lopen corporaties in de praktijk tegenaan? Waarom komt de investeringsruimte onder druk te staan? Ik deel graag de praktijkervaringen die deze middag zijn besproken.

Ingrijpende verbouwing als polderoplossing

De memo van Aw, WSW en BZK heeft als doel corporaties de normen voor onderhoud en beheer meer uniform te laten vaststellen, zodat de beleidswaarde robuuster wordt. In een eerder artikel staat Victor Burger stil bij de inhoud en de ingrijpende gevolgen die deze memo kan hebben voor corporaties. We zijn inmiddels een stap verder in de uitvoering, dus hoe verloopt het in de praktijk? Eerdere analyse heeft aangetoond dat er grote verschillen zijn tussen corporaties en dat is onwenselijk nu de beleidswaarde wordt gebruikt als grondslag voor de vermogensratio’s.

Voor corporaties is het redelijk helder wat, volgens de fiscale spelregels, een investering is en wat onderhoud. In eerste instantie was het idee van Aw, WSW en BZK om bij deze spelregels aan te sluiten voor de commerciële jaarrekening en de prognose. Dit leverde een storm van protest op, omdat een aantal corporaties, volgens de fiscale regels, momenteel commercieel aanzienlijk meer activeert dan toegelaten. Minder activeren leidt tot meer onderhoudsuitgaven in de operationele kasstroom (ICR lager) en een stijgende onderhoudsnorm (beleidswaarde lager). De investeringsruimte bij deze corporaties komt onder druk te staan.

Volgens goed Hollands gebruik is er voor dit probleem in de definitieve memo een polderoplossing gevonden: ‘ingrijpende verbouwing’. Dit is een nieuwe categorie waarmee er meer ruimte is gegeven om ingrepen te activeren, dan de fiscale regelgeving toelaat.

Praktijkervaringen: onduidelijkheid bij de definitie ‘ingrijpende verbouwing’

De discussie in het controllersnetwerk had veelal te maken met de ‘ingrijpende verbouwing’. Ten eerste zorgt de afwijking ten opzichte van de fiscale regelgeving voor onduidelijkheid. Wanneer wordt een ingreep als ingrijpende verbouwing gekwalificeerd? De toelichting in de memo laat ruimte voor interpretatie. De controllers hebben een groot aantal onduidelijkheden aan elkaar voorgelegd om van elkaar te leren.

Ten tweede passen bijna alle aanwezige corporaties momenteel de fiscale regels toe voor de commerciële jaarrekening. Voor deze corporaties ontstaat dus meer ruimte om te activeren. Of zij gebruik gaan maken van deze ruimte was onderwerp van interne discussies. Het was voor de aanwezigen onduidelijk of je verplicht bent ‘ingrijpende verbouwing’ toe te passen. Als dit niet het geval is, blijven er aanzienlijke verschillen bestaan tussen corporaties ten aanzien van hun activeringsbeleid. Twee van de aanwezige corporaties hadden hun beleidsmatige keuzes gemaakt en uitgewerkt in een position paper, ter bespreking met de accountant. Voor deze papers was veel interesse bij de overige aanwezigen.

Verlaging van administratieve lasten door aansluiting definities

Ten derde werd bediscussieerd of het niet eenduidiger was geweest als was aangesloten bij de fiscale regelgeving en een eventueel probleem met de investeringsruimte was opgelost via de definitieve normering van de financiële ratio’s. Het laten aansluiten van de commerciële en fiscale definities van onderhoud zou de administratieve lasten verlagen. Het gaat hierbij niet alleen om de inzet van de financiële afdeling. Ook de registratie door de onderhoudsafdeling moet op de schop als de regels worden aangepast. Dit inzicht was voor de meeste aanwezige corporaties een eyeopener.

Met kennisdeling het eigen beleid versterken

De memo met definities maakt veel duidelijk, maar zeker niet alles. De aanwezigen gingen naar huis met inzichten en antwoorden van collega-corporaties op praktische vragen bij het toepassen van de nieuwe definities. Een goed voorbeeld hoe kennisdeling in de sector het eigen beleid kan versterken.

Aan de slag met control en compliance?

Wilt u aan de slag met de kwaliteitscontrole binnen uw corporatie? Finance Ideas ondersteunt corporaties bij de balans tussen een gedegen inrichting en een werkbare oplossing. Van de inrichting van een control framework, het opstellen van position papers in de taal van de accountant,  tijdelijk extra handen in drukke tijden, tot het geven van opleidingen rondom control en compliance.