Praktische tips voor meer grip op onderhoudsuitgaven
Een sterke meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) vraagt om meer dan cijfers alleen. Het gaat om duidelijke keuzes, samenhang tussen beleid en uitvoering en een proces dat rust en voorspelbaarheid biedt. Verschillende second opinions op de MJOB geven een duidelijke rode draad: er liggen kansen om de MJOB en/of de MJOP krachtiger en toekomstbestendiger te maken. Ons team zet vijf praktische verbeterpunten op een rij die direct bijdragen aan meer grip op onderhoudsuitgaven en betere samenwerking.
1. Stem onderhoud, investeringen en complexstrategie vroegtijdig af
Een goede MJOB ontstaat door het verbinden van planmatig onderhoud, dagelijks onderhoud en investeringen. Corporaties die de ontwikkeling van de MJOP betrekken in de P&C-cyclus ervaren niet alleen meer inhoudelijke samenhang, maar ook betere samenwerking tussen afdelingen. Zo voorkom je dubbel werk en ontstaat er een realistisch overzicht van de onderhouds- én investeringsopgave.
Tip: maak bij de voorbereiding gebruik van complexsessies en toets of de complexindeling nog aansluit op de gewenste sturing. Dit zorgt voor een actueel en gedragen vertrekpunt.
2. Maak beleid expliciet en transparant
Veel corporaties werken nog met een impliciet onderhoudsbeleid. Door duidelijk vast te leggen welke uitgangspunten gelden, wordt het beleid toetsbaar en beter stuurbaar. Denk aan uitgangspunten voor bijvoorbeeld schildercycli, kozijnvervanging of glasvervanging. Een actueel en expliciet beleid geeft bovendien houvast en maakt controle en besluitvorming eenvoudiger. Door daarnaast met meerdere mensen aan de inrichting en afwegingen in de MJOP te werken is de positionering, bezetting en continuïteit bij personele wijzigingen minder kwetsbaar.
3. Ontwikkel een duidelijk onderscheid tussen de MJOP en MJOB
Gebruik de MJOP als vertrekpunt: de autonome onderhoudsbehoefte zonder beleidskeuzes. Vertaal dit vervolgens in de MJOB door werkzaamheden te clusteren of te schuiven op basis van het assetmanagement en complexbeleid. Corporaties die dit onderscheid consequent toepassen voor de eerste tien jaar, creëren een stevig fundament voor realistische en toekomstgerichte begrotingen. Het zorgt er voor dat je elk jaar een geijkte basis hebt in de MJOP waarop je de MJOB, vanuit vastgoedsturing, kunt ontwikkelen.
4. Werk met vaste momenten en heldere processen
Door de MJOP jaarlijks op een vast moment te ‘bevriezen’ (bijvoorbeeld per 1 februari), ontstaat rust en duidelijkheid. Zo heeft assetmanagement de tijd om het onderhouds- en investeringsbeleid zorgvuldig in te passen in de MJOB. Dit levert niet alleen een realistische begroting op, maar ook een concreet projectenoverzicht voor de korte en langere termijn.
5. Vertaal strategie naar concrete complexbeheerplannen
Een complexstrategie krijgt pas echt betekenis wanneer deze is doorvertaald naar complexbeheerplannen. Wat betekent het strategielabel investeren voor onderhoud en mutaties? Wat mag er bij verkoop wel of juist niet planmatig gebeuren? Wil je bij een (voorgenomen) sloopbesluit al anticiperen door minder onderhoud uit te voeren? Door dit concreet te maken vergroot je de voorspelbaarheid, versterk je de samenwerking, vergroot je de doeltreffendheid van uitgaven in het vastgoed en is het mogelijk om de effecten van beleid beter te evalueren.
Leestip: Vijf belangrijkste voordelen van de complexprestatie-analyse
Kortom: een sterke MJOB vraagt om meer dan cijfers alleen
Door vroegtijdige afstemming, expliciet beleid en een duidelijke koppeling tussen strategie en uitvoering ontstaat niet alleen meer grip, maar ook meer draagvlak binnen de organisatie. Het doorvoeren van deze verbeterpunten heeft een positief effect op de voorspelbaarheid en de samenwerking. Daarnaast geeft het een stevige basis voor operationele keuzes.
Behoefte aan ondersteuning bij het opstellen van de MJOB?
Heeft u behoefte aan een nulmeting voor bijstuurmogelijkheden? Met onze frisse, onafhankelijke blik krijgt u inzichten die u meteen in uw proces kunt gebruiken. Een stevig fundament om de kwaliteit, volledigheid en betrouwbaarheid van uw MJOB te vergroten. Zo worden onderhoudsuitgaven efficiënter en heeft u zicht op bijstuurmogelijkheden. Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw corporatie? Neem contact op met Pieter Thoben voor de mogelijkheden.
