De kaderbrief: 5 aandachtspunten voor u begint

De kaderbrief is essentieel voor uw begrotingsproces. Het vormt een startpunt waarin de belangrijkste uitgangspunten voor uw begroting uiteen worden gezet. In dit artikel staan we stil bij vijf aandachtspunten die van belang zijn, voorafgaande aan het opstellen van de kaderbrief.

#1 – Het doel van de kaderbrief: concreter is beter

We zien bij corporaties regelmatig een kaderbrief met een algemeen verhaal over gewenste ontwikkelingen. De kaderbrief heeft als doel om concrete kaders mee te geven voor de begroting. Zo kunt u het begrotingsproces beter doorlopen en bent u nog meer in control. Afdelingen moeten duidelijke opdrachten en randvoorwaarden meekrijgen voor hun bijdrage in het begrotingsproces. Om dit te bereiken dient de kaderbrief compact te zijn en bevat het concrete vertalingen van beleid en ontwikkelingen.

Tip: Download hier een voorbeeld template voor uw kaderbrief

#2 – Controleer kwantificeerbaarheid beleid

Voor u begint met het opstellen van de kaderbrief is het nodig na te gaan of het huidige beleid kan worden gekwantificeerd? Wij zien regelmatig dat bijvoorbeeld leefbaarheidsbeleid en kwaliteitsbeleid zich lastig laten vertalen naar duidelijke begrotingskaders. Mocht dit bij u spelen, is het van belang hier de komende weken het gesprek over aan te gaan en deze waar mogelijk te kwantificeren. Waarom? Als uw strategische kaders algemeen zijn opgesteld kunnen opvattingen binnen uw corporatie over de concrete invulling verschillen. Als hier aan de voorkant geen concrete afspraken over worden gemaakt, stijgt de kans op discussies over de begroting aan het eind van het proces.

Naast de strategische doelstellingen dient de begroting ook te worden opgesteld binnen de financiële kaders. Deze bestaan natuurlijk minimaal uit de normen van Aw/WSW. Daarnaast hebben veel corporaties eigen financiële normen. Zijn deze duidelijk? Is het ook duidelijk wat er gebeurt als deze normen niet behaald worden? Het helpt om onduidelijkheid en onenigheid te voorkomen door nu al stil te staan bij de toereikendheid van het financieel normenkader.

#3 – Leer van het verleden

Een goed startpunt voor een nieuw begrotingsproces, is het evalueren van het voorgaande jaar. Waar liep het soepel, waar liep het minder soepel? Waar ontstonden de uitdagingen? Hoe kunnen we die voorkomen? Antwoorden op deze en andere evaluatievragen helpen om het proces voor het nieuwe jaar beter in te steken en het succes te vergroten.

Naast het proces is het evalueren van het resultaat ook van belang. In welke mate heb ik mijn begroting gerealiseerd? Waardoor zijn de afwijkingen veroorzaakt? Wat betekent dit voor de komende (meerjaren)begroting? Door hierbij stil te staan, wordt het voorspellende karakter van de begroting verbeterd. De Aw kijkt scherp naar een haalbare begroting. Het leren van het verleden draagt hieraan bij.

#4 – Ga actualiteit van beleid na

Externe omstandigheden zijn de laatste jaren zeer veranderlijk geweest met onder andere de Nationale prestatieafspraken (NPA) en de renteontwikkelingen. Is de NPA verwerkt in het beleid? Zo niet: ga vooral met het actualiseren van het beleid aan de slag. Op die manier zorgt u dat de begroting consistent is met het beleid. Toch kan het voorkomen dat (een deel van) het beleid nog niet volledig actueel is op het moment dat de begroting wordt opgezet. In dat geval is het verstandig hierover in de kaderbrief expliciete keuzes te maken. Ditzelfde is noodzakelijk wanneer er inconsistenties zijn tussen beleidskaders, bijvoorbeeld als een portefeuillestrategie nog verouderd is en ander beleid al een andere richting meegeeft.

#5 – Betrokkenheid andere afdelingen

De kaderbrief wordt opgesteld door de financiële afdeling, maar andere afdelingen hebben een belangrijke rol. Zoals in punt vier beschreven moet het beleid, voorafgaande aan de kaderbrief, soms worden aangescherpt. Of er moeten nieuwe afspraken worden gemaakt met vastgoed over de haalbaarheid, omdat de realisatie van nieuwbouwwoningen achterblijft. De gewijzigde kosten van onderhouds- en investeringsingrepen zijn een input. Ook aan de voorkant is het dus van belang dat de kaderbrief intern breed gedragen wordt. Dit voorkomt verrassingen bij andere afdelingen dan Financiën.

Belangrijkste tip: begin niet te laat

De kaderbrief helpt u om het begrotingsproces en de uiteindelijke begroting te verbeteren. Het resultaat is zeer afhankelijk van hoe het proces en de inhoud worden ingevuld. Het advies: ga niet te laat aan de slag en houd rekening met de bovenstaande punten.

Hulp nodig bij uw begrotingsproces

Heeft u behoefte aan ondersteuning bij het opstellen van uw kaderbrief en/of meerjarenbegroting? Lees hier meer over onze mogelijkheden of stel uw vraag direct aan Daan Vrijmoet.