Wat zijn de gevolgen van de nieuwe definities voor de meerjarenbegroting?

BZK, Aw en WSW hebben afgelopen zomer de definities voor onderhoud, verbeteringen en beheer gepubliceerd. Fijn die duidelijkheid, eindelijk is het worstelen met het onderscheid tussen de vele verschillende definities verleden tijd. Probleem opgelost… of toch niet? De definities moeten immers wel direct opgenomen worden in de balans, resultatenrekening en kasstroomoverzicht. Waar begin je? Waar moet je op letten? En vooral: Wat zijn de gevolgen voor de meerjarenbegroting?

Nieuwe definities in de praktijk: welke gevaren liggen op de loer?

In de huidige begroting moeten de nieuwe definities voor onderhoud versus verbeteringen geheel worden verwerkt. Zowel in de beleidswaarde als in de kasstromen. We zien bij corporaties dat de meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB) en de meerjareninvesteringsbegroting (MJIB) nog niet zijn ingericht op de nieuwe indeling tussen onderhoud en investeringen. Logisch want de tijd vliegt voorbij en met alle ontwikkelingen in de sector wordt bij veel corporaties de ‘to do lijst’ eerder groter dan kleiner.

Een andere reden waarom het verwerken van de nieuwe definities lastig is, is dat de MJOB door de afdeling vastgoed zorgvuldig is opgesteld. Hij wordt vaak één-op-één overgenomen en hier ligt het potentiele gevaar. Er kunnen verschillen in de resultaten ontstaan als gevolg van interne interpretaties van de nieuwe definities. Heeft elke afdeling binnen de organisatie dezelfde uitgangspunten en standpunten rondom de nieuwe definities?

Wat zijn de uitgangspunten bij een goede verwerking van de definities?

Ondanks dat er geen accountantscontrole plaatsvindt op de begroting, is het dus van belang om nu goed na te denken over de wijze waarop de nieuwe definities worden geïmplementeerd. Om het potentiële gevaar te voorkomen zijn er twee uitgangspunten essentieel.

• de nieuwe definities intern consequent toepassen
• de inrichting bij de begroting moet overeen komen met de verdeling bij de jaarrekening

In de uitvoering hiervan zijn er nog wel wat noten te kraken. Alhoewel de notitie probeert om eenduidige definities te geven, blijven er altijd interpretatiemogelijkheden. Voldoen al uw projecten aan minimaal drie van de vier voorwaarden voor een ingrijpende verbouwing? Worden de gevels en daken daarbij naar een niveau gebracht dat vergelijkbaar is met een nieuwgebouwd object? En is dat überhaupt wel mogelijk? Om er slechts één uit te lichten.

Wat zijn de gevolgen als uw corporatie de definities niet goed verwerkt?

En wat maakt een beetje verschil in de interpretatie uit? In potentie veel. De verdeling tussen onderhoud en investeringen heeft direct invloed op de hoogte van de rentedekkingsgraad (ICR) en LTV. Dit zijn twee van de belangrijkste financiële graadmeters die de financiële polsstok van de corporatie bepalen. Hoeveel een corporatie maatschappelijk kan bijdragen, is direct gerelateerd aan deze definities. Zo kan een technische en enigszins gortdroge discussie daadwerkelijke maatschappelijke consequenties hebben!

De impact van de nieuwe definities zijn dusdanig dat consequente toepassing noodzakelijk is. De keuzes die de corporatie maakt bij het inrichten van de begroting zijn één-op-één van toepassing op de jaarrekening. Om deze reden is het in mijn optiek van belang om ook bij de MJB een position paper op te stellen om de keuzes te onderbouwen. Maakt de corporatie gebruik van de mogelijkheid van ingrijpende verbouwing? Hoe borgen we dat we aan drie van de vier voorwaarden voldoen? Hoe gaan wij om met publiekrechtelijke beperkingen? Asbestonderzoek in de MJOB?

De position paper lijkt in het verleden te zijn voorbestemd voor discussies met de accountant. We zien gelukkig dat meer en meer corporaties dit middel gebruiken als onderdeel van het interne proces voor verduidelijking op alle niveaus. Lees meer over het proces van de position paper in de case beschrijving van Woongoed Zeist.

Wat is de grootste valkuil op operationeel gebied?

Vanuit de operationele kant leert de ervaring dat de complexiteit van de meerjarenbegrotingssoftware steeds vaker leidt tot fouten. De oorzaak hiervoor is ook terug te vinden in de verschillende interpretaties van de definities. De marktwaarde, beleidswaarde en indexaties zijn niet conform de eisen van de toezichthouders ingericht. Ook de huurharmonisatie en huuraftopping zijn niet conform de eigen beleidskaders ingerekend. Deze fouten hebben impact op de financiële ratio’s en dus de uitkomsten. Het gevolg is dat u onbewust rekent met een investeringsruimte die niet realistisch is.

Dit voorkomen klinkt simpel. Start bij het opsporen van dergelijke omissies met plausibiliteitstoetsen.  Hiermee ontstaat inzicht in de verbeteringen van het begrotingsproces, zodat de kwaliteit van de meerjarenbegroting ook in de toekomst gehandhaafd kan worden. Een position paper is dus een goed vertrekpunt voor het interne proces en een kwaliteitscheck op de bestaande begroting geeft direct inzicht in eventuele verbeterpunten.

Wilt u meer weten over het verwerken van de definities?

Heeft u vragen over de gevolgen van de nieuwe definities of het verwerken ervan in de meerjarenbegroting? Stel uw vraag aan Victor Burger.

Heeft u behoefte aan een kwaliteitscheck op de bestaande meerjarenbegroting door een objectieve bril? Onze adviseurs brengen de verbetermogelijkheden graag voor u in kaart. Hoe ziet dit eruit? U ontvangt van ons een rapportage met daarin een analyse van de consequenties van uw begroting, onze bevindingen en advies omtrent eventuele verbeterpunten. Natuurlijk is een second opinion altijd maatwerk. Wij gaan dus graag met u in gesprek om de exacte invulling van onze analyse te bespreken.