De drie grootste uitdagingen van de controller

De invoering van de nieuwe Woningwet per 1 juli 2015 heeft een grote impact gehad op het functioneren van de controller binnen een corporatie. De controlfunctie heeft in de nieuwe Woningwet namelijk een formele plek gekregen. Zo moet de controlfunctie bij corporaties met een omvang groter van 2.500 vhe’s in een afzonderlijk organisatie-eenheid zijn geplaatst. In de evaluatie van de Woningwet staat dat deze grens wordt opgetrokken naar 5.000 eenheden.

Dit betekent dat de controller niet meer hiërarchisch onder de manager bedrijfsvoering of manager financiën mag vallen. Veelal is dit door corporaties opgelost door de controller formeel in een staffunctie te positioneren of rechtstreeks onder de bestuurder. Daarmee wordt voldaan aan de eisen van de Woningwet, maar daarmee is echter nog niet de afbakening van de uit te voeren werkzaamheden goed geregeld. In onze leergang merken wij dat de controller juist over de scope van hun werkdomein de meeste vragen hebben.

Werkdomein controller

In het Besluit Toegelaten Instellingen Volkshuisvesting (BTIV) is opgenomen dat de controller betrokken is bij besluiten met verstrekkende financiële gevolgen. Daarnaast is opgenomen dat de controlfunctie mede de aspecten van de interne bedrijfsvoering omvat, waaronder de effectiviteit en de efficiency van de organisatie. Deze wettelijke formulering geeft controllers in de praktijk veel ruimte. De keerzijde van een ruime definitie is echter dat het onduidelijk is welke werkzaamheden nu wel en niet tot het werkdomein behoren.

Wellicht dat dat ook de aanleiding is geweest om in het Reglement Financieel Beleid en Beheer (RFBB) hele concrete activiteiten te benoemen waar de controlfunctie in elk geval bij betrokken dient te zijn. De genoemde activiteiten lijken echter vooral gebaseerd op incidenten uit het verleden. Met name activiteiten die gericht zijn op de effectiviteit en efficiency van de organisatie worden nauwelijks genoemd.

Uitdagingen in afbakening controlfunctie

Alhoewel het BTIV en het RFBB concrete handvatten bieden om de afbakening van de controlfunctie vorm te geven, blijkt dit in de praktijk toch niet zo eenvoudig. Wij hebben de meest voorkomende discussiepunten rondom de invulling van de controlfunctie die wij in de praktijk tegenkomen voor u op een rij gezet:

#1: Uitvoering werkzaamheden in de lijn

Voor invoering van de Woningwet hadden controllers dikwijls een directe betrokkenheid bij werkzaamheden in de lijn, zoals bijvoorbeeld het opstellen van de dVi, uitvoeren interne audits of de meerjarenbegroting. Door te eisen dat de controlfunctie in een onafhankelijke organisatie-eenheid ondergebracht dient te worden, stelt het BTIV expliciet vast dat controllers niet in de lijn actief mogen zijn. Dit om te voorkomen dat de slager zijn eigen vlees keurt. Met name bij kleinere corporaties zorgt dit voor veel discussie. Als de controller toch lijnwerkzaamheden wil blijven uitvoeren, dan zal er een tweede onafhankelijke controller aangesteld moeten worden om te voldoen aan de eisen van het BTIV. Het is dan wel zaak dat er een duidelijke afbakening komt tussen de werkzaamheden die beide controllers wel en niet uitvoeren.

#2: Betrokkenheid bij PDCA cyclus en informatie- en datamanagement

Op basis van het BTIV hoort de controller iets te vinden van de effectiviteit en efficiency van de organisatie. Daarmee ligt er voor controllers een wettelijke basis (en verplichting?) om iets te vinden van hoe onder andere de PDCA cyclus en het informatie- en datamanagement bij de corporatie is georganiseerd. Het goed en slim organiseren van informatie en data gaat de komende jaren alleen maar toenemen door o.a. de invoering van Standard Business Reporting (SBR). Voor controllers ligt hier dan ook een grote uitdaging om de organisatie voor te bereiden op deze vorm van digitalisering. Immers, een corporatie die zijn data goed op orde heeft, zal aanzienlijk efficiënter kunnen werken.

#3: Invulling geven aan rol in de organisatie

Onderdeel van de eisen uit het BTIV is dat de controller een directe lijn heeft met de RvC van de corporatie. Er wordt daarbij van de controller verwacht dat deze de RvC en het bestuur gevraagd en ongevraagd van advies voorziet. En heeft de controller alleen een directe lijn met de RvC of ook met de audit commissie? En hoe verhoudt de rol in de AC zich tot die van de RvC? Dit alles betekent enerzijds dat de controller moet functioneren als businesspartner maar anderzijds ook als luis in de pels zijn tegendraadse mening moet geven. Dat zal in de praktijk niet altijd een even gemakkelijke opgave zijn.

Leergang control en compliance

Tijdens de leergang control en compliance hebben we het met de deelnemers veelvuldig over de inhoud en afbakening van de controlfunctie. Deze discussies helpen de deelnemers om goed invulling te geven aan hun functioneren als controller binnen de eigen organisatie.

Uit de mond van een manager vastgoed: “Hoe kan ik akkoord geven op een investeringsbesluit als ik niet 100% begrijp wat er bedoeld wordt en welke gevolgen het heeft voor het totaal?”

Geen enkele corporatie is gelijk en dat betekent dat de controlfunctie ook telkens anders ingevuld wordt. Juist daarom is het leren van elkaars inzichten, kennis en ervaring uiterst waardevol. Lees hier meer over de Leergang Control en compliance bij corporaties. Heeft u een vraag over de meest voorkomende discussiepunten rondom de invulling van de controlfunctie? Neem contact op met onze adviseurs. Zij denken graag met u mee.