Inkomensregistratie: 2016 2017 2018 foutje bedankt?

Inkomensregistratie: 2016 2017 2018 foutje bedankt?

Het Team Inkomen van Finance Ideas wordt steeds vaker ingeschakeld voor het uitvoeren van controles op de Inkomensregistratie. Dat gebeurt dan bij wijze van periodieke totaalscan (kwartaal, halfjaar, jaar), voorafgaand aan de accountantscontrole. Bij deze controles merken wij dat er – drie jaar na de intrede van de huidige wetgeving- juist op essentiële aspecten in de toepassing nog te regelmatig zaken misgaan. En dat zit ‘m dan niet in de kaders van het passend toewijzen; daaraan is de afgelopen jaren ruimschoots aandacht besteed, wat te zien is aan de heldere en goed uitgewerkte toewijzingsschema’s die op de websites van de corporaties te zien zijn.

We zeiden het al vaker: het typische van het proces van inkomensregistratie is dat juist de precieze uitvoering op de werkvloer voor woningcorporaties van vitaal belang is. Er zijn maar weinig processen te noemen waarbij het risico van een zware sanctie (staatssteunstop) zó sterk afhangt van details in een operationeel proces, en met zulke kleine foutmarges. De verhuurmedewerker bevindt zich daarbij vaak in een spanningsveld tussen de kandidaat-huurder met al diens menselijke gedragingen en wensen aan de ene kant, en een formeel proces met gedetailleerde criteria en berekeningen aan de andere. Dat vereist een wendbare, creatieve instelling, gecombineerd met de nodige kennis en precisie. Niet altijd makkelijk!

Op welke punten gaat het dan vaak mis? Denk aan:

Uitkeringen en pensioenen: wel of geen vakantiegeld?

Vaak is het niet duidelijk of er sprake is van een aparte, extra vakantietoeslag. De Ziektewet (ZW) kent geen extra vakantietoeslag in mei. Bij een WW-, WIA of Wajonguitkering gebeurt dit weer wèl. De meeste (maar niet alle) pensioenfondsen keren geen extra vakantietoeslag uit in mei, maar de AOW wèl.

Inkomensbepaling zelfstandigen

Zelfstandigen kunnen doorgaans geen Inkomensverklaring van de Belastingdienst overleggen waar het verzamelinkomen op vermeld staat, omdat zij hun aangifte IB later indienen dan ‘gewone’ particulieren. Voor de inkomensbepaling is dan de resultatenrekening dan wel de aangifte over het afgelopen jaar (en nee, niet die van het jaar ervoor) nodig. Hier speelt ook een goede communicatie met de controlerend accountant een rol om te bepalen welke documenten wel, en welke absoluut niet te gebruiken zijn. Zo geeft de wettekst de mogelijkheid van een prognose over het lopende boekjaar, maar of en in welke vorm deze acceptabel is hangt uiteindelijk af van de accountant. Hiervoor hebben we inmiddels een template ontwikkeld, dat –na interne afstemming met control en accountant- door steeds meer corporaties gebruikt wordt.

Loonstroken: Fiscaal loon? Brutoloon?

Fiscaal loon (loon voor loonheffing) is iets anders dan het brutoloon. Maar niet altijd. Waar zie je het op de loonstrook staan? Die zien er immers steeds weer anders uit, er zijn zoveel verschillende. En wat te doen met zaken als ORT, extra vergoedingen, wel of niet meenemen? Één ding is duidelijk: een vergissing is snel gemaakt.

Geschat wordt dat het aandeel inkomensregistraties op basis van loonstroken mede als gevolg van de toegenomen flexibilisering zo’n 10 tot 15% beslaat. Ervaringen in diverse controle-trajecten hebben ondergetekende geleerd dat het bij een derde tot soms wel de helft van de inkomensregistraties op basis van loonstroken mis gaat. Do the math.

Uw kennis vergroten rondom Inkomensregistratie en passend toewijzen?

Op basis van onze ervaringen is de training Inkomensregistratie en passend toewijzen vernieuwd. In de training wordt dieper ingegaan op de punten die hierboven zijn geschetst, en oefenen de deelnemers tijdens de training met casus in het lezen en verwerken van loonstroken. Doet u mee? Of vraag hier een voorstel aan voor een praktische incompanytraining samen met uw collega’s. Finance Ideas heeft ook een praktische supportdesk. Wij bieden deze dienst laagdrempelig en op maat aan, waarbij we aansluiten op uw behoefte aan ondersteuning of controle. Neem contact op met onze adviseurs voor meer vragen.