Van aannames naar afspraken: Lefier en Cosis over zorghuurcontracten

Woningcorporatie Lefier en zorgorganisatie Cosis werken al tientallen jaren samen in zorgvastgoed. Over de tijd heen werden diverse huurcontractvormen gebruikt. Met name de contracten over het vastgoed voor intramurale zorg met verblijf riepen vaak vragen op. Wat spreken we precies af? Hoe gaan we om met onderhoud? En hoe zit het met kosten en risico’s?

Bij Lefier ontstond behoefte aan standaardisering en Cosis wilde graag betere afspraken maken over bijvoorbeeld de impact van het scheiden van wonen en zorg. Maar hoe zorg je in een veranderende omgeving voor eerlijke huurafspraken tussen een woningcorporatie en een zorgorganisatie? Volgens Ronald Werkman, manager makelaardij bij Lefier en Johan ten Cate, manager vastgoed bij Cosis, kom je verder door elkaar écht te leren kennen.

Wat was de aanleiding om jullie huurcontracten samen te standaardiseren?

“Veel van onze bestaande huurcontracten voor intramurale zorg zijn in basis een wooncontract. Vaak zijn ze verouderd, waardoor de risico’s voor beide partijen niet goed waren afgedekt. We merkte dat we beide zoekende waren naar de invulling van nieuwe contracten. Denk aan het type contract, de afspraken over huurprijzen, contractvoorwaarden, onderhoud, enz. Het was lastig om hier een gezamenlijke oplossing voor te vinden.”

Tegen welke knelpunten liepen jullie aan?

“Vooral het verschil in belangen. Sommige actieve contracten waren al lang geleden opgesteld. Vaak in de vorm van een wooncontract met een zeer sociale opzet. Bij het verhuren aan Cosis hadden we vanuit Lefier sociale huurprijzen gerekend en het onderhoud op ons genomen. In het licht van de huidige markt en tijd kwam dat voor intramurale zorg niet meer uit. Daarnaast zijn er in de loop van de tijd meer mogelijkheden gekomen zoals een ROZ-contract.”

“Cosis ziet tegelijkertijd een verandering in de manier waarop wordt gekeken naar wonen en zorg voor haar cliënten. Het wonen staat steeds meer voorop en ook de druk vanuit zorgkantoren om wonen en zorg te scheiden neemt toe. Dat vraagt om meer flexibiliteit in huurovereenkomsten dan voorheen.”

“We zochten daarom naar een standaard overeenkomst die voor iedereen passend was. Wat zet je in zo’n standaard overeenkomst? Hoe krijg je draagvlak bij beide partijen? Een hele uitdaging en direct de reden om dit met een externe partner op te pakken. Aangezien we beiden Finance Ideas al kenden, hebben we hun expertise op inhoud en procesniveau ingeschakeld.”

En de eerste stap was om elkaars perspectief te begrijpen?

“Klopt. We zijn gestart met de vraag: hoe ziet jouw wereld eruit en hoe ziet mijn wereld eruit? Dat bleek een cruciale eerste stap. Bij onderlinge contracten ligt de focus vaak op de inhoud van het contract, terwijl de context van de ander onvoldoende wordt begrepen. Het was heel waardevol om hier bewust tijd voor te nemen. Door elkaars situatie en knelpunten te delen, ontstond veel meer inzicht en wederzijds begrip.”

“Door het delen van belevingen werd duidelijk dat het voor de andere partij vaak om nieuwe informatie ging. Informatie waarvan wij dachten dat die voor hen al bekend was. Hierdoor ontstond er begrip voor elkaars leefwereld. We kregen nu een goed beeld van waar je als zorgorganisatie en als corporatie tegenaan loopt. Ook werd duidelijk welke kwesties voor Cosis en Lefier belangrijk zijn. We bleken veel aannames te hebben over elkaar. Door de tijd te nemen om dit met elkaar te bespreken, ontstond inzicht en wederzijds begrip.”

Wat was zo’n aanname dan?

“Bij Cosis waren we in de veronderstelling dat Lefier de verhuur als een commerciële activiteit beschouwt, bedoeld om er financieel van te profiteren. En bij Lefier gingen we er vanuit dat Cosis vooral zo goedkoop mogelijk wil huren om tekorten in de zorg te compenseren. Door onze businessmodellen met elkaar te delen, kregen we een realistischer beeld van elkaars positie. Het werd duidelijk dat Cosis te maken heeft met het Normatieve Huisvestingscomponent (NHC), waarin recent wijzigingen zijn doorgevoerd. Bij die discussies merk je dat het fijn is om er een onafhankelijke partij bij te hebben. Jullie kennen beide sectoren en hebben een helder overzicht van het soort knelpunten.”

Dus je krijgt ook meer inzicht in elkaars financiële mogelijkheden en beperkingen?

“Ja precies. Het is nu voor iedereen duidelijk met welke financiële componenten je als zorgorganisatie en corporatie te maken hebt. We verdelen het zoet en zuur en doen beide water bij de wijn om tot een goed contract te komen. Of het nu gaat om huurprijzen, de verdeling van onderhoud of andere aspecten in het huurcontract. We zien elkaar dus echt meer als partners. Dat zorgt dat je écht samen probeert om tot een schappelijk voorstel te komen dat voor beide partijen fijn is: een eerlijke huurprijs, een eerlijke verdeling van onderhoud, en andere eerlijke afspraken.”

Welke rol heeft een externe partner in dit proces?

“Een onafhankelijke begeleider zorgt dat er genoeg ruimte is voor beide partijen. We verschillen als organisatie enorm en hebben andere belangen. Het leek ons daarom slim om met een externe partij in zee te gaan die het complete plaatje heeft en de leefomgeving van beide partijen kent. Zo krijg je naast procesbegeleiding ook direct specialistische kennis en inzicht over de gang van zaken bij vergelijkbare organisaties in beide sectoren. Een goede beslissing, want het was heel effectief. Het wederzijdse begrip heeft de samenwerking goed gedaan.”

Wat waren de belangrijkste leerpunten in dit proces?

“Voor ons beide was dat toch wel het inzicht in elkaars situatie. Daardoor is er nu op diverse vlakken een veel betere en diepere verbinding. Voorheen vond deze verbinding vooral op managementniveau plaats, waar relatief weinig struikelblokken waren. De discussies speelden vooral in de uitvoering. Inmiddels weten de collega’s van Cosis en Lefier elkaar daar beter te vinden en is er meer begrip voor elkaars situatie.”

En is een standaard overeenkomst nu het resultaat?

“Nee, dat is helaas niet gelukt. Tijdens het proces werd duidelijk dat die aanpak niet bij onze situatie paste. We hebben de belangrijke punten zoals huurprijs, onderhoud en contractvormen besproken. Daarin hadden zowel Cosis als Lefier reële standpunten en kwamen we inhoudelijk tot oplossingen. Helaas bemoeilijkt de juridische kant van de extramuralisering de situatie, waardoor een standaardovereenkomst niet haalbaar is.”

En in hoeverre ben je tevreden met dit resultaat?

“Het doel was om tot een standaardovereenkomst te komen. Dat is niet gelukt en toch zijn we heel tevreden over het eindresultaat. De standaardovereenkomst is voor nu niet haalbaar als gevolg van extramuralisering en andere ontwikkelingen in zorgvastgoed. Daar hebben we voor nu vrede mee. We zijn heel tevreden met wat het traject heeft opgeleverd: wederzijds begrip waardoor we sneller op één lijn zitten. Dat zorgt voor zoveel meer efficiëntie op alle vlakken.”

Heb je nog tips voor andere corporaties?

“Verdiep je in het perspectief van de ander en neem er écht de tijd voor. Doe dit met een brede groep collega’s. Bij de bijeenkomst waren diverse collega’s vanuit verschillende functies van Cosis en Lefier aanwezig. Alle betrokken partijen zaten aan tafel, en dat bleek heel efficiënt. Wanneer slechts één functie vertegenwoordigd is, zie je al snel belangrijke zaken over het hoofd.”

Inzicht in elkaars perspectief is dus het sleutelwoord?

“Zeker. Wat begon als een vraag naar standaardisering heeft geresulteerd in wederzijds begrip en maatwerk. Ons advies: zoek de samenwerking op met andere corporaties en zorgorganisaties. Kijk gezamenlijk waar je tegenaan loopt en ga na of je elkaar goed genoeg kent. Collega’s vanuit beide organisaties waren van mening dat we dit gesprek al veel eerder hadden moeten voeren. Dat geeft wel aan hoe succesvol het was. Het helpt om betere keuzes te maken in een wereld die voor beide sectoren een uitdaging is.”

Meer weten over actualiseren van huurcontracten?

Heeft u ook huurcontracten die zijn gebaseerd op specifieke, verouderde regelgeving in de zorg? Of wilt u eens sparren over uw huurcontracten en of het nodig is om hier actie op te nemen? Vernieuwde huurcontracten geven beide partijen een betere controle over de situatie. Onze adviseurs denken graag met u mee over de mogelijkheden. Stel uw vraag via onderstaand formulier of neem direct contact op met Michiel Majoor.

Zelf aan de slag met een opleiding?

Ben je op zoek naar verdieping op dit onderwerp? Tijdens de nieuwe leergang Wonen en zorg ontdek je de kansen en valkuilen van dit speelveld. Het programma helpt je om strategische keuzes te maken voor woon(zorg)producten.

Wil je juist meer leren over de beschikbare bekostiging en de wijze waarop je tot een transparante, toekomstbestendige huurprijs voor zorgvastgoed komt. Bekijk dan de training ‘De businesscase van zorgvastgoed’.