Laurentius: maandrapportage als stuurinstrument in uitdagende tijden

Realiseren we onze doelstellingen en plannen? Blijven we binnen onze budgetten? Vorderen onze projecten goed?

Laurentius ging hiermee aan de slag. Het eindresultaat is een overzichtelijke maandrapportage die door de gehele corporatie wordt gebruikt. In gesprek met Annemarie van Aken, kwaliteitsadviseur en Marjolein Ruiter, senior medewerker financiën, bij Laurentius, duiken we in dit proces.

Kun je kort iets vertellen over Laurentius?

Laurentius is een woningcorporatie in Breda. Wij verhuren en onderhouden ruim 8.300 woningen, parkeerplaatsen en andere panden in de gemeenten Breda en Alphen-Chaam. We hebben een sterke focus op het creëren van veerkrachtige buurten. Dit doen we door te werken aan de beschikbaarheid van voldoende, goede en betaalbare woningen samen met onze bewoners en samenwerkingspartners.

Waarom een maandrapportage?

Het zijn financieel uitdagende tijden voor de sector. Ook bij Laurentius hadden we behoefte aan een maandrapportage om de ICR continue te monitoren. Niet alleen voor de afdeling financiën, maar ook voor het MT en de RvC. We hebben een tertiaalrapportage, maar die frequentie is te weinig om het echt als sturingsinstrument te gebruiken. Dat geldt niet alleen voor de ICR, maar ook voor de status van onze projecten. Wat loopt goed en wat gaat minder? Halen we onze operationele doelstellingen? De maandrapportage maakt het mogelijk om vroegtijdig in te grijpen waar nodig. Dichter op de bal zitten en bewuste keuzes maken.

Was ‘inzicht’ het hoofddoel van de maandrapportage?

Het primaire doel was ‘beter sturen’. De maandrapportage geeft ons de kans om tijdig bij te sturen en sneller in te spelen op onverwachte ontwikkelingen. Daarnaast geeft het ons inzichten in trends en ontwikkelingen, waardoor we sneller kunnen anticiperen op kansen. Beter strategisch sturen op de lange termijn dus. In onze ogen een cruciaal sturingstool om ambities te realiseren en tegelijk een duurzaam prestatiemodel te waarborgen.

Waar begin je om zoiets op te zetten?

Het idee was om de maandrapportage zo beknopt mogelijk te houden. We zijn gestart met het bepalen van de belangrijkste onderwerpen: budgetten, prestatie indicatoren, projecten en  kasstromen. Aan de hand van deze vier onderwerpen is de projectgroep tot stand gekomen. Dat deden we in samenwerking met Finance Ideas vanwege de kennis en onafhankelijke rol. Een externe partij zet je op scherp waardoor je tot een beter eindproduct komt.

Eindeloze overleggen om de inhoud te bepalen?  

Haha nee, eigenlijk het tegenovergestelde. Onze aanpak kenmerkte zich door een pragmatische en hands-on benadering met het motto: “Eerst draaien, dan verfraaien”. In vier brown paper sessies van drie kwartier hebben we per onderwerp de belangrijkste uitgangspunten en doelen geformuleerd, om dit vervolgens gedurende het traject verder te finetunen. Door die mindset intern mee te geven, loop je niet vast in details en houd je snelheid. Je raakt niet verlamd door perfectionisme, maar je kunt je richten op een werkbaar dynamisch product. Het helpt om in gesprek te blijven en je bent flexibel om onderweg aanpassingen te doen op basis van feedback. Een iteratieve benadering waarbij we de maandrapportage in drie maanden hebben verfijnd, totdat het voldeed aan onze kwaliteitsstandaard en we konden “draaien”.

Wat waren de vier onderdelen van de maandrapportage?

De vier onderwerpen waren:

1. Afdelingsbudgetten versus realisatie: om niet verrast te worden en bij te kunnen sturen.
2. Prestatie-indicatoren: voor een overzicht van hoe we presteren op onze strategische doelen, zoals klanttevredenheid en operationele efficiëntie.
3. Projecten in beeld brengen: hiermee houden we de voortgang van onze vastgoedprojecten bij om tijdig te kunnen ingrijpen als iets niet volgens plan verloopt.
4. Kasstroomoverzicht inclusief de realisatie en prognose van de ICR: voor inzicht in onze liquiditeitspositie en het monitoren van ons financieel duurzaam prestatiemodel.

Hoe ziet de maandrapportage er concreet uit?

Het uitgangspunt was één A4tje per onderwerp. Dat is niet helemaal gelukt, maar er zit zeker minder tekst in dan in onze andere rapportages. We proberen hem zo ‘lean’ mogelijk te houden, zodat hij laagdrempeliger is om te bespreken. Het is een document met uniformiteit, duidelijke invulinstructies op alle onderdelen en vindbaarheid. Er is echt inhoudelijke aandacht voor de budgetten. Het eindresultaat is echt iets waar we trots op zijn.  

We zien ook direct resultaat in het gebruik. De MT-leden gaan onderling, zonder de directeur-bestuurder, met elkaar in overleg over de rapportage. Het sparren met elkaar en het benoemen van maatregelen is heel waardevol voor de sturing van je corporatie.

Wat was de grootste uitdaging van dit proces?

De grootste uitdaging was snelheid versus kwaliteit. We wilden snel resultaat, maar niet ten koste van de betrouwbaarheid van gegevens. Dat is gelukt. Als kwaliteitsadviseur kan ik met trots achter het eindproduct staan.

Een tweede uitdaging was het creëren van draagvlak binnen de organisatie. Dat iedereen weet wat er verwacht wordt en waarom ze onderdeel zijn van het proces. Voor een bruikbare tool was het essentieel dat alle betrokkenen (van MT tot de verschillende afdelingen) zich verantwoordelijk voelden voor hun aandeel in het proces.

Hoe hebben jullie dit draagvlak gecreëerd?

Daar heeft ons motto een grote rol in gespeeld, “Eerst draaien, dan verfraaien”. Het zorgt ervoor dat je in gesprek blijft over wat noodzakelijk is op korte termijn en wat later gewenst is. Je maakt het proces heel transparant, zodat men er makkelijk iets van kan vinden.

Daarnaast speelt het eigenaarschap een grote rol. We hebben vanaf het begin benoemd wie verantwoordelijk was voor welk budget. Daardoor waren de rollen en verwachtingen scherp. Het resultaat is dat men zich nu vaker dan twee keer per jaar verdiept in de cijfers. Dat zorgt voor goede vragen en verdere verfijning, ook richting de nieuwe begroting. Voor de slagingskans van het project heeft het geholpen dat een MT-lid onderdeel was van de projectgroep.

Wat hebben jullie inmiddels kunnen “verfraaien”?

De opzet is niet gewijzigd, meer het soort informatie. Het verfraaien zit hem dus meer in het finetunen op inhoud en toelichting. Sommige data hadden we nog niet of er moest nog een norm worden bepaald of een rapport worden gevalideerd. Bij boekingen hebben we bijvoorbeeld het systeem zo ingericht dat er altijd een cluster en afdelingscode ingevuld moet worden.

Dat soort verbeteringen dragen bij aan de kwaliteit van het eindresultaat en in de rest van de organisatie, omdat er geen eindcorrecties meer nodig zijn. We zien nu binnen een paar maanden ook een verschuiving in de toelichting. In het begin kwamen er vragen en feedback op specifieke cijfers uit de rapportage. Nu verschuift dat meer naar vragen over ‘wat is de oorzaak hiervan? En wat doen we eraan?’. De maatregelen worden nu dus steeds belangrijker.

Welke tips wil je andere corporaties geven?

Gewoon beginnen, ook als niet alles perfect lijkt! Start klein. Door snel te starten en daarna te verbeteren, kom je veel sneller tot een werkbaar product. Daarnaast is het belangrijk om een duidelijke verdeling van verantwoordelijkheden te maken, zodat iedereen zich betrokken voelt. Als je mensen aan de voorkant meeneemt wordt het duidelijker waarom en welke informatie je nodig hebt. Bijvoorbeeld: welke indeling is per afdeling handig bij het opstellen van budgetten? Zo heb je de behoefte per afdeling scherp en creëer je tegelijk meer draagvlak voor het gehele project.

Een ander belangrijk punt is het definiëren van heldere normen en indicatoren. Waar moeten ze aan voldoen? Wanneer is iets goed of slecht? Is er genoeg data beschikbaar om een norm te definiëren? Heel waardevol om dit gezamenlijk te doorlopen. We hebben dit vervolgens in de rapportage visueel gemaakt door middel van de kleuren van een verkeerslicht. Het geeft veel transparantie.

Welke rol heeft de maandrapportage op het begrotingstraject?

In de basis wil je dat de begroting versus de realisatie steeds dichter bij elkaar komt te liggen. De inzichten uit de maandrapportage helpen daarbij. Als er een verschil is van 5% geeft de verantwoordelijke een toelichting. Ik zie nu al een verschil ten opzichte van afgelopen jaar en verwacht dat we vooral de vruchten gaan plukken van de extra inzichten vanuit de maandrapportage in de begrotingsronde. De maandrapportage fungeert dus niet alleen als een operationeel sturingsinstrument, maar ook als een tool om de strategische planning te verfijnen en te verbeteren.

Vragen over deze maandrapportage?

Heeft u vragen over dit project of wilt u sparren over de mogelijkheden voor uw corporatie? Stel uw vraag via onderstaand formulier of neem contact op met Jeroen Dungelmann.

Heeft u behoefte aan een second opinion op uw meerjarenbegroting of ondersteuning bij het opstellen ervan? Lees hier meer over onze mogelijkheden.