Zo sturen beleggers op onderhoud: vijf quick wins
Wat kunnen woningcorporaties leren van Nederlandse woningbeleggers
Onderhoud vormt een van de grootste posten op de begroting van woningcorporaties. Gemiddeld zo’n 30% van de huurkasstroom gaat hieraan op. In de periode 2019–2023 stegen de onderhoudsuitgaven voor de 100 grootste corporaties met maar liefst 38,2%. In 2023 werd in totaal €10,5 miljard geïnvesteerd in onderhoud en verduurzaming, een toename van €1,5 miljard ten opzichte van het jaar ervoor. Geen wonder dat veel corporaties zich de vraag stellen: hoe houden we grip op onderhoud, zonder in te leveren op kwaliteit en huurderstevredenheid?
In gesprekken met twee woningcorporaties en vier Nederlandse woningbeleggers selecteerden we vijf kansrijke quick wins die je direct kunt toepassen.
#1: Gebruik het Programma van Eisen als sturingsinstrument
Nederlandse woningbeleggers zijn het eens: “In het Programma van Eisen (PvE) zit je winst.” Dit programma is hét centrale document waarin eisen aan kwaliteit, materialen en onderhoudsarme oplossingen voor zowel nieuwbouw als bestaand bezit vastliggen. Het wordt jaarlijks geactualiseerd in samenwerking met inkoop, techniek en acquisitie. Zo vormt het een continue bron van verbetering.
Bij veel corporaties is het PvE nog verouderd of staat het los van de investeringsstrategie. Door het PvE centraal te stellen benut je als corporaties waardevolle lessen uit bestaand bezit bij nieuwbouw en renovatie. Dit is extra relevant door de grote nieuwbouwopgave die de sector op zich neemt in de komende jaren.
Quick win: actualiseer het PvE jaarlijks en gebruik het als verbindend document tussen onderhoud en investeren. Zo zorg je dat (dure) onderhoudslessen uit het verleden worden meegenomen in nieuwe projecten.
Praktijkvoorbeeld: een liftadviseur kan leiden tot kostenbesparingen
De afgelopen jaren is een sterke toename in de nieuwbouw van het aantal appartementen met lift, mede ingegeven door de vergrijzing[1]. In 2022 bestond 53% van de nieuwbouwwoningen uit appartementen met lift. Liftinstallaties zijn kostbare elementen in de woningbouw. Beleggers geven in de interviews aan dat zij gebruikmaken van liftadviseurs en dat dit leidt tot significante kostenbesparingen. De voordelen van een liftadviseur zit hem met name in het krijgen van de beste en scherpste prijs vanuit liftaanbieders en betere kwaliteitsborging (zoals naleving veiligheidsnormen)
#2: Verbeter (data)inzicht in kwaliteit van bezit
Goed gevulde en actuele informatiesystemen zijn cruciaal voor doelmatig onderhoud. Beleggers investeren al jaren in een datagedreven onderhoudsplanning en laten daarmee zien hoe krachtig dit is. Volgens een belegger kijkt het technisch team al drie jaar vooraf of onderhoud daadwerkelijk nodig is. Betrouwbare data maakt het mogelijk om samen met financiën en wonen ingrepen verantwoord te verschuiven.
Veel corporaties zetten grote stappen in datagebruik, maar hebben nog blinde vlekken. Het ontbreken van basisgegevens, zoals de leeftijd en onderhoudshistorie van keukens, badkamers en toiletten, maakt het lastig om cycli te verlengen of prioriteiten te herzien. Daardoor werken corporaties soms ongewild met een piepsysteem. Pas bij een klacht of mutatie wordt ingegrepen met onverwachte mutatiekosten als gevolg.
Quick win: registreer alle ingrepen, leg vast hoe deze de levensduur beïnvloeden en houd data structureel bij. Betrouwbare data maakt het mogelijk om werkzaamheden verantwoord uit te stellen of te combineren en voorkomt kostbare verrassingen.
#3: Versterk de governance en werk met duidelijke mandaten
Waar investeringsvoorstellen vaak individueel en zorgvuldig worden goedgekeurd, wordt het totale onderhoudsbudget bij veel corporaties in één keer vastgesteld. Hierdoor is de controle op onderhoud beperkter en verschuift de focus naar begrotingsuitputting.
Beleggers tonen een alternatief. Ze werken met strakke mandaten en goedkeuringsflows. Sommige beleggers hanteren een staffel, bijvoorbeeld:
- Tot €25.000 mandaat bij de technisch manager
- €25.000 – €50.000 bij de vastgoedmanager
- Daarboven het managementteam of directie
Quick win: geef onderhoud dezelfde governance-aandacht als investeringen. Introduceer gelaagde mandaten en maandelijkse rapportages met zowel financiële als kwalitatieve KPI’s. Dit vergroot de voorspelbaarheid én versterkt de interne verantwoording.
#4: Monitor maandelijks onderhoudsbudgetten
Corporaties monitoren over het algemeen vooral op uitputting van het budget. Dit gebeurt vaak periodiek, bijvoorbeeld ieder kwartaal. Dit betekent dat overschrijdingen of vertragingen vaak pas zichtbaar worden als het eigenlijk al te laat is.
Beleggers geven aan maandelijks zowel de begrotingsuitputting als andere KPI’s te monitoren. Een specifiek voorbeeld is een maandelijkse VPO (voortgang planmatig onderhoud). Hierin monitoren beleggers de uitputting van het budget en de voortgang qua planning. Door maandelijks te rapporteren worden afwijkingen in budget of planning snel gesignaleerd en kan tijdig bijgestuurd worden. Ook kunnen andere belangrijke KPI’s meegenomen worden in de monitoring.
Quick win: overweeg om maandrapportages op te stellen met informatie over de begrotingsuitputting.
Ook interessant: Laurentius: maandrapportage als stuurinstrument in uitdagende tijden
#5. Neem huurderstevredenheid mee als input voor complexbeleid
Zowel corporaties als beleggers streven naar tevreden huurders. Het verschil zit in de manier waarop huurderstevredenheid wordt benut.
Veel corporaties meten klanttevredenheid (bijvoorbeeld via KWH-onderzoek), maar gebruiken de resultaten beperkt als input voor onderhouds- en investeringsbeslissingen. Bij een aantal beleggers wordt jaarlijks 50% van de huurders bevraagd over de woningkwaliteit. De uitkomsten worden direct meegenomen in de onderhoudsplanning en het PvE. Zo wordt bijvoorbeeld zichtbaar waar eventuele aanpassingen in materialen of processen nodig zijn.
Quick win: geef huurderstevredenheid structureel een plek in de MJOP-cyclus en in projectbeslissingen. Pas vragenlijsten zo aan dat ze ook signalen opleveren over technische kwaliteit en onderhoudsbehoefte.
Behoefte aan ondersteuning rondom onderhoud of vastgoedsturing?
Herkent u zich in de uitdagingen rondom de onderhoudsuitgaven? Of wilt u stappen maken op het gebied van vastgoedsturing? Ons team ondersteunt corporaties bij het onderbouwen, aanscherpen en vertalen van strategische keuzes in de portefeuillestrategie, het inrichten van assetmanagement of met inzicht via bijvoorbeeld een complexprestatie-analyse.
Bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor uw corporatie of wilt u sparren over een specifieke situatie? Neem vrijblijvend contact op met Niels Kornegoor.
