Quick wins voor uw begrotingsproces

Het is weer die tijd van het jaar: het begrotingsproces staat voor de deur! Hoe gaat u de vrijgekomen financiële ruimte als gevolg van afschaffing verhuurderheffing inzetten? Uit ons onderzoek over het effect afschaffing verhuurderheffing blijkt dat verduurzaming en nieuwbouw prioriteit krijgen. Welke keuzes maakt u? Hoe kunt u ervoor zorgen dat ook dit jaar het proces efficiënt verloopt? Waar moet u allemaal op letten om potentiële risico’s van fouten achteraf te voorkomen? We delen vier aandachtspunten, om te zorgen dat uw begroting structureel beter wordt. Ieder jaar weer!

Tip: Tijdens de training Financiële sturing gaan we dieper in op financiële kaders en financieringscapaciteit.

1: Besteed voldoende tijd aan controleren en analyseren

Onze adviseurs zien veel meerjarenbegrotingen van woningcorporaties voorbijkomen. Wat ons opvalt is het aantal fouten en slordigheden in de begrotingen. Data van vorig jaar die per ongeluk is blijven staan, verkeerde parameters, oude meerjarenonderhoudsbegroting, etc. Wij hebben daarbij de veel gemaakte fouten bij de voorbereiding, het proces en de controle fase voor u onder elkaar gezet:

#Voorbereiding:

• Leg de uitgangspunten vast in de kaderbrief. Geef daarbij duidelijke financiële kaders mee in de vorm van maximale (interne) ratio’s en een investerings- en ORT budget. Leg ook in de kaderbrief vast wie voor welke gegevens verantwoordelijk is. Levert afdeling vastgoed de MJOB aan en neemt financiën die over? Of geeft financiën eerst de kaders voor onderhoud en zorgt vastgoed dat MJOB binnen deze kader blijft?
• Maak een gedetailleerde planning. Denk na over de informatie uitvraag in de organisatie voor zowel qua inhoud als format.
• Als de informatie onjuist of onvolledig wordt geleverd, leg dit dan terug bij het betreffende organisatieonderdeel. Wij zien financiën/control in tijdnood komen door het corrigeren van onjuiste of ontbrekende informatie.

#Proces:

• Gebruik een procesbeschrijving voor de MJB zoals die ook voor andere belangrijke processen wordt gebruikt.
• Stel een projectleider aan voor de MJB. Iemand die aansprakelijk is voor de volledigheid, kwaliteit en juistheid van de MJB.

#Controle:

• Neem minimaal twee weken doorlooptijd op in de planning voor het analysewerk op de MJB.
• Pas het vierogen principe toe.
• Laat iemand anders de inrichting, uitgangspunten, aannames en keuzes van de MJB een keer controleren.
• Maak de MJB visueel door gebruik te maken van grafieken en figuren. Hierdoor is snel inzichtelijk of de cijfers logisch en consequent zijn.

2. Drijf de eilanden naar elkaar

Goed samenwerken tussen verschillende afdelingen is bij veel corporaties niet altijd vanzelfsprekend. Enige vorm van eilandcultuur komt veelvuldig voor.

Besteed als MT veel tijd aan afstemming, onderling overleg, goede procesbeschrijving en het houden van de verbinding. Praktische tip: zet de begroting de komende MT vergaderingen prominent op de agenda. De MJB is geen feestje van de manager/directeur bedrijfsvoering maar een gezamenlijke verantwoordelijkheid!

3. Bespreek keuzes die gemaakt worden voor inrichting/uitvoeren portefeuillestrategie.

Een ander aandachtspunt is het bespreken van keuzes die gemaakt worden voor inrichting/uitvoeren van de portefeuillestrategie. Juist nu! Wij pleiten sinds lange tijd al voor het borgen van de financiële continuïteit in de MJB. Dit is het moment om de financiële effecten van de portefeuillestrategie in beeld te hebben.

Voor bijna alle corporaties geldt dat de volkshuisvestelijke opgave groter is dan de financiële polsstok. Welke keuzes maakt u? Renovaties zijn zeer onrendabel. Hoeveel wilt en kunt u hiervan uitvoeren? Met het Corporatie PrognoseModel kunt u verschillende portefeuillekeuzes langjarig doorrekenen (2050). Deze inzichten ondersteunen de keuzes voor de komende begrotingsperiode. Let daarbij ook op de periode. Juist nu meer middelen beschikbaar komen door de afschaffen verhuurderheffing, is een langere tijdsperiode cruciaal.  In de eerste jaren is het opschalen van de investeringscapaciteit waarschijnlijk niet haalbaar. Laat zien dat je in latere jaren de beschikbaar gekomen middelen, doelmatig inzet.

Ook interessant: Het artikel over projecten in de begroting en het artikel met tips voor de vier grote onzekerheden bij het opstellen van de begroting.

4. Werk ieder jaar aan structureel betere MJB

De Japanners noemen het Kaizen: werken aan structurele verbetering. Ook voor zoiets belangrijks als de MJB raden wij alle corporaties aan om structureel te werken aan verbeteringen. Praktische tips:

• Evalueer het MJB-proces ieder jaar en stel verbeterpunten en wensen op voor volgend jaar. Meer of andere analyses? Betere sturingsinformatie? Andere grafische weergave? Of betere MJOB op complexniveau? Voer de gewenste verbeterpunten het volgende jaar door.
• Verbeteringen kunnen ook zijn het elimineren van activiteiten die tijd/geld/moeite kosten, maar onvoldoende toegevoegde waarde opleveren. Less is more is hier van toepassing.

Hulp nodig bij uw meerjarenbegroting?

Heeft u behoefte aan ondersteuning bij het opstellen van de meerjarenbegroting? Of een kwaliteitscheck op uw bestaande begroting? Onze adviseurs ondersteunen corporaties bij het inzichtelijk maken van de kwaliteit en robuustheid van de meerjarenbegroting.

Wilt u zelf aan de slag om uw kennis over dit onderwerp te vergroten? Tijdens de opleiding: financiële sturing gaan we dieper in op de theorie achter financiële sturing, de benodigde beoordelingscriteria en de samenhang hiertussen. Bekijk het programma en de eerstvolgende data.