Ressort Wonen over de herijking van haar investeringsstatuut

Ressort Wonen heeft haar investeringsstatuut onder de loep genomen. Hoe is dit proces verlopen? Wat was de aanleiding? Hoe zorg je voor voldoende draagvlak? En welke tips hebben ze voor corporatie-collega’s? Heinz Drogt, interim manager bedrijfsvoering bij Ressort Wonen deelt zijn ervaring.

Wat was de belangrijkste reden om het statuut te herijken?

Bij Ressort Wonen checken we jaarlijks onze beleidsstukken om te zien of ze nog up-to-date zijn. Ons investeringsstatuut was behoorlijk verouderd en tegelijk hebben we een grote opgave voor de deur. Het leek ons niet handig om dit traject in te gaan met een verouderd statuut. Een actueel investeringsstatuut werkt gewoon makkelijker en vooral efficiënter.

Waar zijn jullie gestart met dit proces?

We zijn gestart met een masterclass voor de RvC. Daarna zijn de sessies opgevolgd door vier workshops met de hele werkgroep. Hierin hebben we de kaders vertaald naar referentieprojecten.

Ik kijk terug op een productief proces. Het was ook zeker niet alleen het feestje van de afdeling Financiën, iedereen was heel betrokken. De deelname van andere collega’s was mijns inziens ook essentieel voor het draagvlak en het resultaat. Iedereen was tevreden over het traject en het eindresultaat.

Hoe zorg je voor voldoende draagvlak?

We hebben vanaf het begin de verschillende afdelingen betrokken in het projectteam, inclusief onze bestuurder. Ook hebben we de RvC er al vroeg bij betrokken. Dit helpt om alle neuzen dezelfde kant op te krijgen. Eigenlijk ook wel het grote doel van dit project. Op die manier kun je bij toekomstige projecten echt beoordelen op inhoud en het proces. Je loop dan minder het risico af te dwalen naar detailafwegingen binnen het project.

Hoe betrek je de RvC bij zo’n traject?

Door ze al vroeg in het proces aan te laten sluiten. Dat kwam mede ook doordat we zijn gestart zijn met de RvC conferentie aan het begin van het proces, waarbij het hele managementteam aanwezig was. Vaak wordt dit juist aan het einde gepland. Voor beide routes is iets te zeggen, maar in ons geval had dit een positief effect op het draagvlak en het eindresultaat. Je hebt dan toch een brug tussen wat er in de organisatie gebeurt en hoe de RvC dat ervaart en daarnaar kijkt.

Lees ook: Vijf kritische succesfactoren voor de herijking van uw investeringsstatuut

Waar ligt de toegevoegde waarde van dit project?

Het samenwerken met een externe partner tilt het hele traject naar een hoger niveau. Finance Ideas doet dit al jaren. Die kennis en kunde zie je terug in de kwaliteit van het eindproduct. De jarenlange ervaring en onafhankelijke blik van de adviseurs helpt bij het begeleiden van gesprekken en het stellen van de juiste vragen. Je wordt uitgedaagd in de keuzes die gemaakt moeten worden. Die onafhankelijke pet maakt dat proces makkelijker. Het zorgt ook dat je sneller tot de kern komt en dat stilgevallen gesprekken weer op gang komen.

Heb je nog acties gepland om het statuut in de toekomst levendig te houden?

We evalueren jaarlijks onze beleidsstukken om te zien of herijking nodig is. De volgende stap is een blik op de overige besluitvormingsdocumenten. Ook die willen we in een nieuw format gieten, zodat ze goed aansluiten bij het nieuwe investeringsstatuut.

Dus nu aan de slag met de fase-documenten?

Ja, precies. Het investeringsstatuut heeft, als je niet oppast, een hoog ‘bureaula-gehalte’, terwijl voor een groot deel van de organisatie een fase-document herkenbaar en belangrijk is. Het zijn toch de documenten waar je mee werkt en die op de MT bestuurstafel terecht komen.

Het gebruik van een linkjeslijst in het document helpt om fase-documenten op te stellen zonder onnodige herhaling. Dat maakt het proces efficiënter, vooral heel waardevol voor projectleiders, die vaak opzien tegen het invullen van dit soort documenten. Ik vind het zelf dus belangrijk om hier aandacht aan te schenken, zodat ze in lijn zijn met het kader dat is opgesteld.

Wat waren voor jou de succesfactoren van dit project?

In een notendop: afstemming met het RvC en een breed gedragen product. Vooral het breed gedragen product heeft gezorgd voor efficiëntie in het hele proces met een kwalitatief betere besluitvorming als resultaat.

Heb je nog tips voor andere corporaties?

Het belangrijkste is om bij het updaten van het statuut de hele organisatie te betrekken. Doe het dus ook echt ‘samen’. Betrek medewerkers die projecten leiden en er dagelijks mee te maken hebben, maar betrek ook je MT. Zij gaan de stukken beoordelen, dus het werkt efficiënt als ze vanaf het begin betrokken zijn. Zo weet je MT ook waarom die besluitvormingsmomenten er zijn en wat de inhoud is.

Organiseer daarnaast ook een sessie met de RvC en het MT samen. Zo kunnen ze ook echt samen de zin en inhoud van de besluitvorming bespreken. Dit versterkt de kwaliteit van de besluitvorming en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn zit.

Wilt u meer weten over het investeringsstatuut?

Heeft u vragen over dit project? Of bent u benieuwd naar een voorbeeld model investeringsstatuut? Download het model investeringsstatuut zodat u deze als basis kunt gebruiken.

Sparren over uw beoordelingskader?

Wilt u ook aan de slag met het herijken van uw investeringsstatuut? Onze adviseurs beschikken over ruime ervaring in het (helpen) opstellen van investeringsstatuten. Van het formuleren van de kaders, processtappen, het herijken en de procesbegeleiding. Benieuwd naar de mogelijkheden voor uw organisatie? Neem vrijblijvend contact op met Niels Kornegoor.