Alliade ontwikkelt integraal investeringsmodel voor grip op ambities

Hoe geef je als zorginstelling beter richting aan vastgoedkeuzes? Voor Alliade ligt het antwoord onder meer in een integraal investeringsmodel. “Het model helpt ons om investeringskeuzes beter te onderbouwen, niet alleen financieel, maar ook inhoudelijk. Daarmee hebben we grip op individuele businesscases én op het strategische totaalbeeld”. In een gesprek met Johan van der Laan, controller vastgoed bij Alliade, duiken we in dit proces, de gemaakte keuzes en zijn ervaring met de ontwikkeling van dit model.

Wat doet Alliade en welke doelgroepen bedienen jullie?

“Alliade levert zorg aan een breed scala aan doelgroepen. We bieden vanuit WLZ ouderenzorg (VVT) en gehandicaptenzorg (GHZ), maar eigenlijk ook vanuit alle andere financieringsstromen: Wmo, Zvw en Jw. Ook maatschappelijke ondersteuning maakt hier deel van uit. Ons werkgebied is Friesland waar we ruim 200 locaties hebben, verdeeld over ongeveer 450 panden, met zo’n 8.000 cliënten en 6.000 medewerkers. In 2024 was de omzet rond de € 400 miljoen. Daarmee behoren we tot de grotere zorgaanbieders in de regio.”

Welke uitdagingen ziet Alliade op het gebied van vastgoedinvesteringen?

“De belangrijkste bewegingen zijn schaalvergroting en concentratie. Om onze zorg ook in de toekomst toegankelijk te houden moeten we vervangende nieuwbouw realiseren met meer cliënten per locatie. We zien dat veel kleine GHZ locaties nu moeite hebben om de exploitatie en de personele bezetting rond te krijgen. We zien de personele krapte in de komende jaren alleen maar toenemen.

Vanwege die personele krapte gaan we richting het 1/3-model. Dat betekent: 1/3 zorg door personeel, 1/3 ondersteuning door verwanten/familie en 1/3 door technologie. Pijlers die onze ambitie weergeven en aansluiten bij het overheidsbeleid: ‘Zelf als het kan, thuis als het kan en met technologie als het kan.’ Onze vastgoed-inrichting moet deze ambitie dus faciliteren.”

Hoe is dit geland in beleid van Alliade?

“In 2023 hebben we ons strategisch vastgoedplan (SVP) vastgesteld. Tegelijkertijd werken we aan een strategisch ICT-plan, waarin robotisering een rol speelt. Denk aan schoonmaakrobots, leefcirkels, digitale ondersteuning en slimme routing via zuilen. Technologie helpt ook om personeel te ontlasten en cliënten meer bewegingsvrijheid te geven, zonder dat veiligheid in het geding komt.”

“We onderzoeken daarnaast hoe cliënten, familie, verwanten en dagbesteding kunnen bijdragen aan het faciliteren van zorg. Zo hebben onze zorgprofessionals meer ruimte om zich te richten op kerntaken. Ook kijken we naar standaardisatie van huisvestingsconcepten. Door bijvoorbeeld in een gebouw één herkenbare cliëntenmix te huisvesten, sluiten methodieken en expertise beter op elkaar aan. Dat voorkomt dat teams met te veel verschillende zorgvormen te maken krijgen.”

Was die transitie de aanleiding om met een nieuw investeringsmodel aan de slag te gaan?

“Ja, dat had er wel mee te maken. We werkten nog met een sterk verouderd model, dat niet meer voldeed aan de eisen van deze tijd. Ons doel was om een inhoudelijk kloppend model te ontwikkelen dat eenvoudig te vullen is, helder te volgen en goed te doorgronden. We wilden ook meer synergie creëren tussen de afdelingen vastgoed, zorg en financiën. Dat is gelukt. Het resultaat is een model dat integraal is opgezet (zorg- én vastgoedexploitatie) en de mogelijkheid biedt om vanuit één basis te rekenen, met vaste uitgangspunten. De output van het model (standaard tabellen en grafieken) is direct bruikbaar voor businesscases.

Benieuwd naar onze standaard investeringsmodellen? Vraag hier vrijblijvend een demo aan.

Waarom heeft Alliade gekozen voor een integraal investeringsmodel?

“Er is in de bekostiging van zorgvastgoed vaak sprake van een grijs gebied. Zoals bij de onderhouds- of energiekosten, waarbij de opbrengst bij zorg valt en de investering bij vastgoed ligt. Bij doorrekeningen geeft dat een scheef beeld. Door een integrale benadering voorkom je dergelijke issues. Tegelijkertijd willen we ook afzonderlijk naar beide blijven kijken. Het investeringsmodel maakt het mogelijk om de scope van de zorg- en vastgoedexploitatie aan te laten sluiten op de door ons gewenste praktijk.”

“Daarnaast helpt de integrale aanpak om de effecten van technologische investeringen op de zorgkant inzichtelijk te maken. Het vastgoed loopt qua planvorming vaak voor op zorgconcepten, dus het helpt als je die ontwikkelingen al meeneemt in je investeringskeuzes.”

Wat zijn de belangrijkste voordelen van het nieuwe investeringsmodel?

“Het is een vertaling van je beleid. Maar ook het gebruiksgemak! Er is sprake van een duidelijke structuur. De tabbladen zijn gekoppeld aan de functies binnen Alliade (beheerder, vastgoedmanager, zorgmanager). Daardoor weet iedere discipline wat zijn bijdrage is. Het model genereert standaard overzichten en dashboards, waarmee je eenvoudig resultaten kunt vergelijken met normen of eerdere businesscases. Je ziet direct afwijkingen op kerngetallen dus het heeft ook een corrigerend vermogen.”

“Ook werkt het model goed samen met Power Query: je kunt resultaten uit meerdere modellen tegelijk analyseren voor businesscases en in dashboards presenteren. Daarmee is het ook geschikt voor inzicht op programmaniveau. In het voorjaar en najaar actualiseren we het model, zodat we altijd met actuele cijfers werken.”

Hoe draagt het model bij aan samenwerking tussen afdelingen?

“Vanuit betrokkenheid krijg je eigenaarschap. Iedereen vult zijn eigen onderdeel in, maar werkt samen in en aan één geheel. Dat is niet alleen leuker, het resulteert ook in meer begrip en kritisch denkvermogen. Het proces is gezamenlijk doorlopen, met testmomenten en terugkoppelingen. Dat maakt het werken ermee efficiënt, nu het model is geïmplementeerd.”

“We hebben geleerd dat je aan de voorkant goed moet nadenken over het proces. Het kost tijd om de organisatie mee te nemen in het belang, maar dat betaalt zich terug. We merken dat de adviseurs nu meer in de adviesrol stappen. De rekensystematiek staat en is voor iedereen helder, waardoor de focus komt te liggen op analyseren in plaats van invullen.”

En om in control te blijven?

“We hebben altijd actuele input, omdat het model onderdeel is van onze planning- en controlcyclus. De rekenregels worden dus periodiek geactualiseerd door de beheerder. Het model ondersteunt ook bij de financiële paragraaf in strategische documenten zoals het strategisch vastgoedplan. In de toekomst willen we met behulp van Power BI ook gaan monitoren of de aannames uit de businesscase daadwerkelijk uitkomen in de exploitatie.”

Wat was de grootste toegevoegde waarde van dit traject?

“De mogelijkheid om nu echt te werken vanuit een adviesrol. Vroeger waren we veel tijd kwijt met het opnieuw voeren van discussies over de inrichting van modellen, uitgangspunten en aannames. Nu is het strak ingericht en hebben we duidelijke afspraken over rekenregels, parameters en rollen binnen het model. Daardoor kunnen we ons focussen op de kern van de inhoudelijke discussie: de kwaliteit en impact van een investering en toetsen op ambities.”

“Een belangrijke winst is ook dat de samenwerking tussen disciplines is versterkt. Door het model samen in te vullen, vergroten we het onderlinge begrip en verbeteren we de afstemming van aannames. Het dwingt je om naar het totaalplaatje te kijken in plaats van je eigen invalshoek. Dat versterkt direct het eigenaarschap en de betrokkenheid.”

Wat waren je belangrijkste leermomenten van dit traject?

“Overall is het traject heel goed verlopen: we werkten met korte lijnen, met veel ruimte voor afstemming en flexibiliteit. Natuurlijk zijn er altijd leerpunten. Zo hadden de directie en stakeholders op sommige momenten beter betrokken kunnen worden. Hun rol is cruciaal voor draagvlak, besluitvorming en het vrijmaken van middelen. Je wilt hen niet overvragen, maar het is wel belangrijk om hen op de juiste momenten goed mee te nemen, bijvoorbeeld via geplande checkpoints. Zo voorkom je verrassingen achteraf en creëer je begrip en commitment.”

“In ons geval had ik vooraf duidelijker kunnen afbakenen wie wanneer moest aanhaken en met welke rol. Zeker bij trajecten waar je werkt aan een nieuw instrument met een lange doorwerking is het belangrijk dat besluitvormers zich eigenaar voelen van het eindresultaat.”

“Ook heb ik gemerkt dat het prettig is om keuzemomenten in te bouwen. Een model als dit ontwikkel je niet in één rechte lijn van A naar B. Je moet ruimte houden om tussentijds bij te sturen, nieuwe inzichten toe te passen en ook gewoon een stap terug te doen als iets toch niet werkt zoals gedacht. Die flexibiliteit is een kracht, maar vraagt wel om een goede procesbegeleiding.”

“Als laatste: zorg voor goede documentatie van gemaakte keuzes. Zeker als je met meerdere disciplines werkt en er gaandeweg aanpassingen worden gedaan. Mijn advies: hou een soort logboek bij waarin je bijhoudt welke beslissingen je onderweg neemt en waarom. Dat maakt het proces transparanter, voorkomt discussie achteraf én helpt nieuwe collega’s sneller aanhaken bij het model.”

Heb je nog meer tips voor andere zorginstellingen?

“Zorg dat je je vastgoedinstrumentarium goed op orde hebt. Dat betekent: strategisch vastgoedplan, rekenmodellen, meerjarenraming, uitgangspunten en beleidskaders. En zorg ervoor dat die documenten actueel en op elkaar afgestemd zijn. Veranker ook je investeringsmodel in de planning- en controlcyclus.”

“Als laatste tip: denk na over hoe je deze informatie kunt gebruiken voor een vergelijking tussen projecten of zelfs organisaties. Dan moet je wel standaardiseren, maar dat biedt veel potentie. Zoek daarbij de samenwerking op met een partner die deze expertise heeft. Zo hoef je niet telkens zelf het wiel uit te vinden.”

Sparren over uw investeringsbeleid?

Wilt u zelf ook aan de slag met het investeringsproces bij uw organisatie? We denken graag met u mee over het inrichten van het investeringsproces en het formuleren van de kaders. Stel uw vraag via onderstaand formulier of neem contact op met Corstiaan Verweij.