Grip op onderhoud: 7 stappen voor een toekomstbestendige exploitatie

De druk op de vastgoedexploitatie neemt in 2025 verder toe. De hogere onderhoudskosten en toenemende verbeteruitgaven zetten de bedrijfsvoering onder spanning. Tegelijkertijd groeit het besef dat er juist nu kansen liggen om de vastgoedexploitatie slimmer, voorspelbaarder en toekomstbestendig te maken.

Ook heeft het Duurzaam Prestatiemodel het perspectief verbreed en geeft corporaties grip op lange termijn in de balans tussen onderhoud, verbetering en nieuwbouw. Onderhoud blijkt daarbij een van de weinige knoppen waarop je als corporaties zelf kunt sturen. In dit artikel delen we zeven concrete handvatten voor meer grip op direct rendement en integrale exploitatiesturing.

Onderhoud als knop om aan te draaien

De strategische heroriëntatie met het duurzaam prestatiemodel is waardevol, maar elke dag draait de vastgoedexploitatie onverminderd door. Kosten stijgen stevig, terwijl opbrengsten slechts gestaag meegroeien. Daardoor is onderhoud een van de laatste knoppen waarop corporaties  kunnen sturen. Hier valt de eerste en laatste “winst” te behalen.

Ook interessant: Corporaties in beeld: forse stijging investeringen in nieuwbouw sociale huur

De samenhang tussen strategische, tactische en operationele sturing op het vlak van onderhoud is momenteel nog broos. Waarom wachten, als concrete oplossingen voor het grijpen liggen? Van portefeuillebeleid tot uitvoering liggen veelbelovende kansen om structureel meer grip te krijgen op onderhoud. Meer grip betekent betere risicoafwegingen, doelgerichte inzet van middelen en uiteindelijk doelmatige investeringen in de volkshuisvesting.

De uitdagingen rond integrale sturing bij assetmanagement, complexbeheer- en exploitatie, vastgoedbeleid, KPI’s en datakwaliteit zijn groot. Vaak liggen er kansen bij de interne samenwerking. Goede afstemming, heldere afhankelijkheden en duidelijke rollen en verantwoordelijkheden helpen daarbij. In veel van onze opdrachten zien we deze uitdagingen terug. Van portefeuillestrategieën, instandhoudingsanalyses voor het DPM tot pilots dagelijks onderhoud. Maar ook bij de second opinions op MJOB’s en MJB’s, investeringsbeoordelingen en in de gesprekken van deelnemers van het platform exploitatiesturing met assetmanagers.

Sturing op direct rendement begint vandaag!

Tip 1: Ontwikkel assetmanagement door

Binnen veel corporaties is nog onvoldoende helder wie verantwoordelijkheid draagt voor het directe rendement als exploitatieresultaat. Vastgoedteams zijn druk met projecten, wonen is gericht op verhuur en dagelijks onderhoud, Assetmanagers balanceren daarbij tussen investeringen in bestaande voorraad en nieuwbouw. Iedereen werkt vanuit goede intenties, maar de samenwerking mist veelal structuur, regie en effectiviteit.

Assetmanagers lopen vast op tijdsgebrek, rolonduidelijkheid en de druk van cultuur en structuur. Terwijl het investeringsproces vaak stevig is georganiseerd, blijft exploitatiesturing achter. Het bewustzijn van het belang hiervan groeit, maar is nog niet altijd stevig verankerd. Een goed gesprek over rollen, verwachtingen, samenwerking én leiderschap creëert ruimte voor integraal sturen op exploitatie en daarmee op het direct rendement van de vastgoedportefeuilles

Advies: Maak een heldere analyse en mindmap van hoe de organisatie momenteel stuurt op activiteiten die direct de exploitatie beïnvloeden. Organiseer een laagdrempelige inspiratiesessie over exploitatiesturing en stel gezamenlijk een ontwikkelagenda op. Zorg dat deze door het management wordt bekrachtigd en wijs een kwartiermaker assetmanagement en exploitatiesturing aan.

Werk daarnaast aan een concreet plan om integrale sturing (complexstrategie, onderhoud, verbetering, (des)investeringen) sterker te beleggen. Verken gezamenlijk de gewenste rol van assetmanagement tussen strategie en uitvoering en bepaal realistische stappen voor ontwikkeling.

Tip 2: Maak de portefeuillestrategie tastbaar

Bij het ontwikkelen van de portefeuillestrategie wordt de onderhoudsbegroting vaak als vanzelfsprekende input gebruikt, terwijl de kwaliteit van deze onderlegger niet altijd stabiel is. Kennis zit verspreid in hoofden, systemen worden als blackbox ervaren, en integraliteit of volledigheid van data (daken, gevels, installaties, interieurs) is niet vanzelfsprekend.

Daar komt bij dat doelstellingen voor vastgoedkwaliteit vaak abstract zijn, waardoor ze onvoldoende richting geven aan sturing. En door de beperkte rol van assetmanagement komen onderhoud en verbetering onvoldoende scherp in beeld binnen de portefeuillestrategie.

Advies: Evalueer het proces, de positionering en inhoud van de MJOB. Herijk kwaliteitsdoelstellingen op basis van concrete prestaties en eisen (zoals basiskwaliteit). Veranker deze vervolgens in complexstrategieën en in beheer- en exploitatieplannen. Zo wordt vastgoedkwaliteit een tastbaar stuurinstrument in plaats van een abstract uitgangspunt.

Tip 3: Maak onderhoudsbeleid transparant

Bijsturen in onderhouds- en verbeterbudgetten creëert waardevolle ruimte voor nieuwe ambities. Toch wordt op strategisch niveau vaak bezuinigd zonder een duidelijke afweging van risico’s, prestaties of effecten. De vragen: “Wat doen we wel of niet? Wat betekent dit?” worden te weinig bewust gesteld.

Advies: Ontwikkel een helder onderhoudsbeleid waarin de financiële impact en risico’s van beleidskeuzes inzichtelijk worden gemaakt via het MJOP. Maak onderscheid tussen een autonoom MJOP (doorexploiteren) en een beleidsmatig MJOB (gebaseerd op complexstrategie en afwegingen vanuit assetmanagement). Zo ontstaat transparantie en grip in de keuzes en benodigde aansturing per complex.

Tip 4: Werk met kwaliteitsniveaus in de portefeuillestrategie

Veel corporaties hanteren vaak één uniforme basiskwaliteit, maar kennen de financiële impact ervan niet volledig. Hierdoor ontstaan snel stijgende kosten in de uitvoering. Bovendien wordt zelden onderscheid gemaakt naar doelgroep, producttype, huurklasse, bouwjaren of strategie met als gevolg overdadigheid in uitgaven in complexen waar dat (wellicht) niet nodig is.

Advies: Werk met gedifferentieerde kwaliteitsniveaus in de portefeuillestrategie en vertaal deze naar complexstrategieën én exploitatieplannen. Dit voorkomt overmatige investeringen en zorgt dat middelen gericht worden ingezet waar ze het meeste effect hebben.

Tip 5: Ontwikkel een verkoopvijver

De verkoopvijver wordt vaak geordend op basis van strategische uitgangspunten, maar in de praktijk is vaak het beheerscriterium ‘aangebroken blok’ sturend. Daardoor worden prima verhuurbare eengezinswoningen verkocht, terwijl elders kostbare mutaties worden uitgevoerd. Vanuit praktisch perspectief wellicht wenselijk maar vanuit exploitatieperspectief ongelukkig.

Advies: Ontwikkel een verkoopvijver die zowel is gebaseerd op de wensportefeuille (PMC’s) als op een helder afwegingskader voor verkoop bij mutatie. Leg mandaten vast voor assetmanagers om woningen te verkopen op basis van het toekomstig exploitatieresultaat. Zorg dat verkoopaantallen passen binnen de strategische kaders en prestatieafspraken.

Tip 6: Ontwikkel complexbeheer- en exploitatieplannen

De PDCA-cyclus wordt nog weinig toegepast, omdat er geen uitgewerkt onderhoudsbeleid en geringe vertaalslag naar complexstrategieën en exploitatiebeleid bestaat. Hierdoor ontbreekt grip op activiteiten, kosten en communicatie.

Advies: Ontwikkel voor alle complexstrategieën standaard complexbeheer- en exploitatieplannen die facetbeleid vertalen naar uitvoering. Zorg dat nieuw portefeuille- en facetbeleid hierin structureel wordt verankerd. Zo ontstaat rust, duidelijkheid en voorspelbaarheid in de uitvoering te en stel je de organisatie in staat om te leren en beheerst bij te sturen.

Tip 7: Maak indicatoren per complex

Sturing via de meerjarenbegroting leidt soms tot papieren kostenreducties die in de praktijk prestatieverlies of risico’s vergroten. Denk aan uitstel van PO, overschrijdingen van mutatiebudgetten en boeggolven bij BKT’s.

Advies: Ontwikkel per complex een specifiek budget voor dagelijks onderhoud, gebaseerd op factoren als woonduur, energielabel, bouwjaar en historische en toekomstige kosten. Monitor dit structureel en vertaal ervaringen na enkele jaren naar normen en doelstellingen. Zo ontstaat een robuuste basis voor toekomstbestendige exploitatiesturing.

Behoefte aan ondersteuning rondom vastgoedsturing?

Wilt u ook stappen maken op het gebied van vastgoedsturing? Ons team ondersteunt corporaties bij het onderbouwen, aanscherpen en vertalen van strategische keuzes in de portefeuillestrategie, het inrichten van assetmanagement of met inzicht via bijvoorbeeld een complexprestatie-analyse.

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden voor uw corporatie of wilt u sparren over een specifieke situatie? Neem vrijblijvend contact op met Pieter Thoben.