Tips van Woningstichting Leusden en Eemland Wonen over hun fusietraject

Meer (sociale-) huurwoningen, meer verduurzaming en meer investeren in leefbaarheid: geen kleine ambitie voor Woningstichting Leusden en Eemland Wonen in de regio Eemvallei. Beide corporaties zijn financieel gezond en kunnen individueel de benodigde investeringen financieel gezien op zich prima aan. Ze ervaren de organisatorische slagkracht op individueel niveau echter als te klein voor zo’n grote opgave. De grote investeringen die nodig zijn voor de opgave maakt ze dus kwetsbaar. De oplossing? Bundeling van kennis en capaciteit met een fusie om zo gezamenlijk meer impact te maken!

In gesprek met Johan Westra, interim-bestuurder en Bert van de Beek, manager bedrijfsvoering bij Woningstichting Leusden en François Claessens, directeur-bestuurder en Jan Wim Koelewijn, manager financiën van Eemland Wonen, duiken we in het fusieproces en de financiële risicoanalyse die door Finance Ideas is uitgevoerd. Hoe gaat dat in zijn werk en wat zijn de tips voor andere corporaties die een fusie overwegen om daardoor meer ambities te kunnen realiseren.

Hoe selecteer je tijdens een fusietraject de juiste partners?

Eemland Wonen: “Een fusie is een delicaat proces waarbij veel stakeholders betrokken zijn. Daarom is het des te belangrijker om in het proces de juiste partners te kiezen. Partners die ontzorgen maar ook de betrokkenheid van de verschillende stakeholders niet uit het oog verliezen. Ons fusieproces is begeleid door Andersson Elffers Felix in de persoon van Michael van der Velden. De financiële risicoanalyse van de corporaties en de beoogde fusiecorporaties is uitgevoerd door Finance Ideas.”

Hoe is het proces van de risicoanalyses verlopen?

WS Leusden: “Heel soepel! Direct aan het begin van het proces hebben we alle cijfers aangeleverd. Dat ging sneller en gemakkelijker dan ik had verwacht. Voor mij als bestuurder is het fijn om te zien hoe snel we die documenten konden aanleveren. Dat zegt iets over hoe het huis op orde is. Daarna zijn er meerdere bijeenkomsten met Finance Ideas geweest om de bevindingen op een laagdrempelige manier te bespreken.”

Eemland Wonen: “Er zijn voor beide corporaties geen verrassingen uitgekomen. Deels natuurlijk logisch, want je weet dat het twee financieel gezonde organisaties zijn. Als je twee keer plust komt er natuurlijk ook een plus op het einde uit. Het is fijn dat dit in de financiële risicoanalyse bevestigd wordt. Je kunt je dan afvragen ‘was die analyse dan echt nodig?’ Ja, wat ons betreft wel. Je hebt de analyse nodig om dit ook feitelijk te kunnen constateren. Je schrijft het niet alleen voor jezelf, maar ook voor de buitenwacht.”

Waar lag voor jullie de toegevoegde waarde in dit proces?

WS Leusden: “Voor mij is de ervaring met de sector van Finance Ideas een toegevoegde waarde. Jullie weten als geen ander wat de eisen van de Aw en het WSW zijn bij het opstellen van rapportages. Daardoor werd snel duidelijk welke onderdelen onderzocht moesten worden en met welke diepgang. Die toegevoegde waarde neem je mee in het gehele traject, waardoor je voldoet aan de verwachtingen en het geheel efficiënter wordt.”

Eemland Wonen: “Ik vond ook de klankbordsessies een grote toegevoegde waarde. In deze sessies zijn Finance Ideas en de manager bedrijfsvoering en financiën van beide corporaties in gesprek gegaan over waar bij beide corporaties de risico’s en bijzonderheden zitten. Later is dit gesprek ook met het bestuur gevoerd. Een fusietraject gaat namelijk gepaard met heel veel data. In de vier à vijf gesprekken die we samen hebben gehad kom je goed tot de kern van de risico’s. Je blijft in control terwijl je er nauwelijks werk aan hebt. Voor onze situatie was dat ideaal. We zaten in een periode waarin het fusietraject tegelijk met het opstellen van de jaarrekening en nog een aantal andere zaken liep. Dan loop je snel tegen de beperkte capaciteit van de organisatie aan en met een beperkte omvang speel je niet zomaar iemand vrij.”

Hoe zorg je dat de rapportages leesbaar en begrijpelijk zijn voor iedereen?

Eemland Wonen: “Zorg voor een prettig leesbaar document. Het resultaat is dus ook geen boekwerk aan tekst geworden. Er is extra aandacht besteed aan het geven van context bij ingewikkelde zaken en het uitleggen van lastige financiële begrippen. Voor iedereen die erbij betrokken is geweest, zijn het prettige, compacte en heldere rapportages geworden.”

WS Leusden: “De opgeleverde rapportages hebben me positief verrast. Ik had vooraf de verwachting dat het heel gedetailleerde rapportages zouden worden. Ze bleken echter beknopt en goed leesbaar. Dat was ook de reactie van de raad van commissarissen. Kwaliteit zit niet in de hoeveelheid uitleg. Een onafhankelijk onderzoek door Finance Ideas is ook een kwaliteitsstempel.”

Hoe belangrijk is betrokkenheid in het proces?

Eemland Wonen: “De financiële analyse van de individuele corporaties en beoogde fusiecorporatie zorgt niet alleen voor een soepeler proces, het zorgt ook dat beide corporaties elkaar beter leren kennen en dus voor meer betrokkenheid in elkaars situatie. Dat je als organisaties actief betrokken wordt in het tot stand komen van de analyses zorgt ervoor dat je al stappen neemt om elkaar te leren kennen, die normaal pas bij de integratie na de fusie plaatsvinden.”

WS Leusden: “Het helpt ook dat de rapportages voor iedereen goed leesbaar zijn. Zowel voor de interne en externe toezichthouder als voor de huurdersvertegenwoordiging. In combinatie met de toelichtingen die Finance Ideas heeft gegeven aan de gezamenlijke raad van commissarissen en de huurdersvertegenwoordiging, leidt dat naast meer betrokkenheid ook tot een zorgvuldig besluitvormingsproces.”

Hoe ga je om met de huurdersvertegenwoordiging?

Eemland Wonen: “Betrek de huurdersvertegenwoordigingvroegtijdig bij het proces en stem de rapportages met ze af. Dat is een tip die ik aan de corporaties wil meegeven. Huurders hebben een steeds grotere rol binnen de beleidsvorming en in de besluitvorming. Afhankelijk van de huurdersorganisaties kunnen ze die positie ook claimen en innemen. Ik merk dat in zo’n fusietraject de huurdersorganisaties vrij veel naar zich toetrekken en graag betrokken willen worden. Probeer ze daarbij zo goed mogelijk in tegemoet te komen. Juist op het onderdeel financiën. Voor veel huurdersorganisaties zijn de financiën van corporaties een soort van black box. Ze begrijpen onvoldoende hoe het financieel proces werkt en dat kan zorgen voor achterdocht. Dit is een risico, want ze hebben instemmingsrecht en dus een vrij zware stem. Zie ze dus als serieuze stakeholders. Wat ons erg heeft geholpen is een open gesprek met de beide huurdersorganisaties. Een bijeenkomst waarin Finance Ideas haar analyses en rapporten heeft toegelicht en de tijd heeft genomen om vragen te beantwoorden.”

Nog andere tips voor corporaties die een fusietraject starten?

Eemland Wonen: “Zorg dat je de tijd hebt! Maak tijd voor het lezen van de stukken en de voorbereiding van de gesprekken. Je moet stukken aanleveren, maar die trek je niet in vijf minuten bij elkaar. Neem ook de tijd om de rapporten goed door te nemen en claim de tijd. Het feit dat je onderdelen uitbesteed aan partners betekent niet dat je achterover kan gaan zitten. Ik heb het geheel als een enorm leerzaam proces ervaren. Bij ons was het traject zo’n 20% inhoud en 80% proces. Uiteraard ligt die verdeling wellicht anders als het traject gecompliceerder is. Er gaat dus veel aandacht, energie en tijd zitten in het managen van het proces. Dat betekent het managen van de mensen die intern en extern betrokken zijn in het proces.”

Meer weten over de impact van een fusie?

Heeft u vragen over dit fusietraject of bent u benieuwd naar de financiële positie en risico’s van een mogelijke fusiepartner? Een financiële analyse geeft handvatten. Wij signaleren risico’s, benoemen kansen en geven aanbevelingen. Wilt u vrijblijvend sparren over uw fusievoornemens? Stel ons uw vraag of neem contact op met Jeroen Dungelmann.