De meest gemaakte fouten en tips voor je kaderbrief

De tijd voor de begroting komt er langzamerhand weer aan. Ieder jaar opnieuw een intensief traject. Hoe zorg je ervoor dat dit traject zo soepel mogelijk verloopt? Veel problemen zijn te voorkomen door aan de start van het begrotingsproces een kaderbrief op te stellen: een operationeel document met de belangrijkste spelregels op een rij.

Maar wat neem je precies mee in de kaderbrief? Wat zijn aandachtspunten en tips bij het opstellen? In dit artikel beschrijven wij de belangrijkste lessen uit de praktijk en tips voor je eigen kaderbrief.

Tip: We hebben een template ontwikkeld dat u kunt gebruiken voor het opstellen van de kaderbrief.

Wat zien we terug bij corporaties?

Onze adviseurs zien veel kaderbrieven van woningcorporaties voorbijkomen. Welke lessen halen we hieruit? Voordat we ingaan op de belangrijke elementen voor een kaderbrief kijken we eerst naar een paar opvallende zaken uit de praktijk.

1. Kaderbrief als beleidsdocument

Wat ons opvalt is de lengte van de kaderbrieven. Sommigen hebben de lengte van een beleidsdocument. Dit maakt het werken met een kaderbrief niet effectief en is het voor de organisatie geen aantrekkelijk document om te lezen.

2. Doelstellingen kaderbrief zijn niet SMART geformuleerd

In de kaderbrief vertaal je de doelstellingen onder andere vanuit je ondernemingsplan en portefeuilleplan naar concrete doelstellingen voor je (meerjaren)onderhoudsbegroting, investeringsbegroting, je huurbeleid en je afdelingsbudgetten. Vaak zien wij dat de doelstellingen op strategisch niveau worden opgenomen, maar de vertaling naar de vereisten (voor bijvoorbeeld je onderhouds- en/of investeringsbegroting) ontbreekt.

3. Operationele afspraken ontbreken in kaderbrief

Een ander opvallend punt is het ontbreken van operationele afspraken. De kaderbrief mist vaak een planning. De omschrijving van welke medewerkers waar verantwoordelijk voor zijn in de organisatie. En deadlines over wanneer de input daadwerkelijk aangeleverd moet worden. Het begrotingsproces valt vaak onder de volledige verantwoordelijkheid van de afdeling financiën.

Tips voor het opstellen van je kaderbrief

Het belangrijkste is dat de kaderbrief een goed leesbaar document is. Een document waar je naar verwijst tijdens je begrotingsproces. Kortom: een compact document met de belangrijkste spelregels voor het begrotingsproces op een rij. Daarnaast is het belangrijk om voor de start van het begrotingsproces de verantwoordelijkheden goed in de organisatie te beleggen. Op deze manier wordt de verantwoordelijkheid in de organisatie gedeeld en zal de begroting een document zijn van de gehele organisatie en geen ‘feestje’ van financiën. Bespreek daarom met elkaar wanneer wie welke input aanlevert en in welk format.

De kaders, ook wel de spelregels, die vastgelegd zijn in de kaderbrief, bepalen mede de input. Maak de spelregels die je meegeeft aan de verantwoordelijken ook concreet. Daarmee maak je het toepasbaar voor de onderhouds- en investeringsbegroting.

Vijf niet te missen onderwerpen in de kaderbrief

Maar welke onderwerpen zijn nu van betekenis in je kaderbrief?

1: Operationele afspraken:

Spreek met elkaar af welke medewerkers verantwoordelijk zijn voor de input voor de begroting. Koppel hier ook een planning aan vast, waar je tijdens het begrotingsproces aan refereert. Heldere verwachtingen aan het begin van het proces zijn waardevol voor iedereen.

2: (Korte) uitgangspunten voor de vijf volkshuisvestelijke opgaven:

• Betaalbaarheid
• Beschikbaarheid
• Kwaliteit
• Verduurzaming
• Leefbaarheid

Deze uitgangspunten moeten worden vertaald naar concrete kaders voor onder andere je (meerjaren) onderhoudsbegroting, investeringsbegroting, huurbeleid en afdelingsbudgetten.

3: Financiële kaders:

Dit zijn de financiële randvoorwaarden voor je begroting. Leg hier ook de link met het vastgoed van de organisatie. Het updaten van je referentie-investeringen is daarmee een wezenlijk onderdeel van je kaderbrief. Deze referentie-investeringen kun je bijvoorbeeld als bijlage van de kaderbrief opnemen.

4: Scenario’s:

De vele externe ontwikkelingen en de onzekerheden in je begroting (het is per slot van rekening maar een inschatting) vragen om het doorrekenen van diverse scenario’s. Bepaal in je kaderbrief welke scenario’s je voor deze begroting relevant vindt om door te rekenen. Draaf hierin niet door, maar kies bijvoorbeeld voor een top 5.

5: Prioritering doelstellingen:

Gezien de enorme volkshuisvestelijke opgaven is het heel aannemelijk dat je als organisatie niet alle ambities financieel kan verwezenlijken. Het is altijd lastig om keuzes te maken tussen de ambities die je wilt realiseren. Het liefst doe je het allemaal. Praat hier als organisatie dan ook vroegtijdig over. Bepaal aan welke ‘knoppen’ je als eerste gaat draaien, mocht dit noodzakelijk zijn. Een goed moment hiervoor is bij het opstellen van je kaderbrief. Zo maak je het proces voor de financiële doorrekening direct efficiënter en loopt het begrotingsproces geen vertraging op.

Hulp nodig bij uw begrotingsproces

Heeft u behoefte aan ondersteuning bij het opstellen van uw kaderbrief en/of meerjarenbegroting? Lees hier meer over onze mogelijkheden of stel uw vraag direct aan Jeroen Dungelmann.