Grip op onderhoud? Kijk verder dan je MJOB

De onderhoudsuitgaven van woningcorporaties zijn de afgelopen jaren sterk gestegen. Reden voor de Aw om onderzoek te doen naar de manier waarop corporaties hun onderhoudsopgave en -uitgaven beheersen. Recent publiceerde de Aw hiervan de eerste resultaten in het tussenrapport Aandacht voor grip op onderhoud.

Onderhoudsbeleid is meer dan kosten beheersen

Opvallend is dat corporaties overwegend positief zijn over hun eigen onderhoudsbeleid en de beheersing daarvan. Tegelijk zijn de onderhoudsuitgaven de afgelopen jaren ruim 40% gestegen. Dat roept de vraag op: wat verstaan we eigenlijk onder grip op onderhoud? De ontwikkelpunten die corporaties zelf in het onderzoek noemen, gaan over toekomstige duurzaamheidseisen, afstemming tussen onderhoud, verbetering en verduurzaming, risicoanalyse, concrete prioritering, realistische financiële onderbouwing en technische conditiemeting.

Van technische informatie naar vastgoedkeuzes

Wie deze punten naast elkaar zet, ziet dat grip op onderhoud veel verder reikt dan een goede onderhoudsbegroting. Het is in belangrijke mate een vraagstuk van vastgoedsturing waarbij gemaakte keuzes samenkomen in de MJOB. Daarmee is de MJOB een belangrijk sturingsinstrument en idealiter de vertaling van eerder gemaakte beleidskeuzes. Keuzes over kwaliteitsniveaus, vervangingsmomenten en de samenhang met verbetering of verduurzaming horen voort te komen uit duidelijke kaders en strategieën. De MJOB vertaalt deze vervolgens naar maatregelen, planning en financiële middelen.

In de praktijk is dat niet altijd eenvoudig. Denk bijvoorbeeld aan een complex waar in de MJOB volledige vervanging van de kozijnen is opgenomen. Bij de voorbereiding blijkt de raming fors hoger uit te vallen dan verwacht. In plaats van de volledige vervanging door te zetten, kiest de projectleider ervoor om alleen de slechtste kozijnen te vervangen en de overige kozijnen te herstellen en opnieuw te schilderen.

Logische keuze op projectniveau, maar niet per se strategisch

Vanuit het project misschien een logische keuze: de kosten blijven beheersbaar en de technisch noodzakelijke werkzaamheden worden uitgevoerd. Maar vanuit vastgoedsturing kunnen andere afwegingen gelden. Misschien staat voor het complex over enkele jaren een verduurzaming of renovatie gepland. Of is juist een hoger kwaliteitsniveau afgesproken. Ook kan het vanuit de totale portefeuille verstandiger zijn om de investering nu wél volledig te doen. Een keuze die binnen één project rationeel lijkt, hoeft dus niet automatisch de beste keuze te zijn voor het complex of de portefeuille.

Een goede MJOB vraagt daarom om een duidelijke verbinding met onderhoudsbeleid, complexstrategieën en portefeuillestrategie. In ons eerdere artikel: De meerjarenonderhoudsplanning als spoorboekje voor maatschappelijke impact geven we zes praktische tips om die verbinding tussen strategie, tactiek en uitvoering te versterken.

Wie maakt welke keuze?

Grip op onderhoud is daarmee ook een governancevraagstuk. Niet iedere afwijking in de onderhoudsplanning hoeft langs directie of bestuur. Wel moet duidelijk zijn binnen welke kaders de onderhoudsorganisatie zelfstandig keuzes kan maken en wanneer een keuze raakt aan vastgoedbeleid, risico’s of financiële ruimte.

Een klassiek voorbeeld waar corporaties mee stoeien is een complex waar de belinstallatie aan vervanging toe is. Vanuit technisch oogpunt kan een vergelijkbare installatie worden teruggeplaatst. Een intercominstallatie met beeld kan echter bijdragen aan de veiligheid en leefbaarheid in het gebouw. Maar wie onderbouwt die argumentatie? Wie maakt de keuze? En wie zorgt er voor investeringsruimte?

Dat vraagt om een goede verbinding tussen propertymanagement, assetmanagement en portefeuillesturing. Op operationeel niveau is inzicht nodig in de technische staat en uitvoering. Op tactisch niveau worden maatregelen afgewogen tegen de prestaties en strategie van complexen. Op strategisch niveau worden de kaders bepaald voor onder andere kwaliteit, leefbaarheid, duurzaamheid, risico en financiële continuïteit. Als die niveaus goed op elkaar aansluiten, is ook duidelijker waar keuzes worden gemaakt, hoe ze worden onderbouwd en wanneer bijsturing nodig is.

De Aw zet het onderzoek voort

Het tussenrapport is nadrukkelijk een tussenstand. De Aw gaat bij twintig corporaties verdiepend onderzoek uitvoeren en kijkt daarbij onder andere naar de onderbouwing van het onderhoudsbeleid, de relatie tussen data en MJOB, de actualisatie van de begroting en de manier waarop corporaties omgaan met afwijkingen tussen planning en realisatie.

Dat vervolg wordt interessant. De Aw wil uiteindelijk duidelijker maken wat zij van corporaties verwacht bij het beheersen van onderhoudsopgaven en -uitgaven. De eerste resultaten over de stijgende kosten sluiten aan bij een ontwikkeling die wij in de praktijk al langer zien. Meer grip op onderhoud vraagt om betrouwbare informatie, expliciete beleidskeuzes, heldere verantwoordelijkheden en een goede verbinding tussen onderhoud, complexstrategie en portefeuille. Grip op onderhoud begint daarmee bij vastgoedsturing.

Zicht op de zwakke plekken in de MJOB?

Een sluitende MJOB betekent nog niet dat u grip heeft op onderhoud. Zijn alle complexen meegenomen? Kloppen onderhoudscycli? Sluiten maatregelen aan op de complexstrategie? En waar zitten onverwachte financiële risico’s?

Onze nulmeting maakt zichtbaar waar uw MJOB sterk is en waar bijsturing nodig is. Zo krijgt u een objectieve basis om betere keuzes te maken op complex- en portefeuilleniveau. Lees hier meer over de aanpak en mogelijkheden. Behoefte om te sparren over uw specifieke situatie? Neem contact op met Wouter Loomans.