Kick-start het begrotingsproces: 5 tips

Nu al aan de slag met het begrotingsproces, het jaar is net gestart!? Klopt, maar toch is het noodzakelijk om de koppen nu al bij elkaar te steken voor de begroting 2026. De kaderbrief, die veel corporaties voor de zomer opstellen, vraagt om duidelijke afspraken op korte termijn. Hierbij vijf tips die zowel betrekking hebben op inhoud als op proces.

Tip 1: leren van 2024

Evalueer de begroting 2024 in februari of maart van dit jaar. Vergelijk begrotingen en realisaties en onderzoek waarom er afwijkingen zijn opgetreden^[1]. De afdeling Financiën neemt het initiatief en werkt in de evaluatie nauw samen met de andere afdelingen. Afwijkingen van de begroting worden immers onderzocht en toegelicht door de budget-verantwoordelijken. Voorbeeld: stel het afdelingsbudget van Vastgoed & Ontwikkeling is overschreden. Onderzoek de oorzaak: wordt er meer ingehuurd , omdat het niet lukt vacatures in te vullen?  Zijn er meerdere ontwikkelposities die meer capaciteit vragen? Of zijn de salarissen sneller gestegen dan gedacht? Als je de oorzaak van de overschrijding kent, weet je wat dit betekent voor de begroting van 2026 en verder.

Tip 2: maak tijdig afspraken over realistisch begroten

Met een gemiddelde realisatiegraad van minder dan 60% voor de jaren 2020-2022^[2] blijkt dat corporaties nog onvoldoende in staat zijn de nieuwbouw realistisch te begroten. Er is dus ruimte om stappen te zetten en keuzes te maken om tot een realistischer investeringsprogramma te komen. De evaluatie van 2024 (zie tip 1) is zo’n stap. Als de kern van onderschrijdingen van het investeringsprogramma bekend zijn, kan dit mee worden genomen in de begroting voor 2026. Daarnaast is het wenselijk om in het begrotingsproces tijd te reserveren om met experts de planning van de projecten, die opgenomen zijn in de investeringsbegroting, door te spreken.

Planoptimisme in de begroting

De projectfasering die corporaties opgeven in de dPi laat zien dat er aanzienlijk planoptimisme in de begroting (blijft) zitten. In figuur 1 zijn de, door alle corporaties opgegeven, nieuwbouwplannen in de tijd weergegeven. Inclusief een projectfasering. Van de nieuwbouwwoningen die volgens de prognose in 2024 worden opgeleverd, is bij 62% de bouw gestart. Voor 10% is nog actie van de gemeente nodig, voorafgaande aan de aanvraag van de omgevingsvergunningen. Is het realistisch dat deze woningen worden opgeleverd? In de jaren daarna is zichtbaar dat de hardheid van de ontwikkelprojecten snel afneemt. Wij zien nu regelmatig dat de opgave vanuit vastgoedontwikkeling één op één wordt overgenomen in de begroting. Gezien de fasering van de nieuwbouw is de vraag of dit logisch is. Ruim tijd in om met elkaar het realisme van de opgave te bespreken. 

Werk met afslagen in de projectfase

Zelfs als voldoende rekening is gehouden met planoptimisme, zijn er grote onzekerheden in het ontwikkelproces. Hier kun je rekening mee houden door met afslagen te werken (afhankelijk van projectfase). Dit leidt ertoe dat de organisatie de vrijheid heeft te werken aan een grotere projectportefeuille dan opgenomen in de begroting. Ons advies: maak tijdig en transparant een principiële keuze of de projectenpijplijn volledig wordt opgenomen in de begroting of dat er met afslagen worden gewerkt. Leg in de kaderbrief vast hoe het realiteitsgehalte van de vastgoedplanning wordt besproken en of er afslagen worden gehanteerd tussen projectenpijplijn en verwerking in de begroting. Werk de komende weken aan de analyses om de keuze in de kaderbrief te onderbouwen.

Figuur 1: Verdeling nieuwbouwplannen sociale huur naar status projectvoortgang, Nederland

Bron: website prestaties woningcorporaties in kaart, dPi, 2023

Tip 3: start nu met de MJOP

Dit lijkt een overbodige tip. De meeste corporaties zijn al gestart. Conditiemetingen worden uitgevoerd (of beter: worden het hele jaar door uitgevoerd) om de onderhoudsplanning te updaten voor het nieuwe jaar. Toch zien wij bij klanten dat verbeteringen mogelijk zijn in aanpak en afspraken:

• Maak een duidelijk verschil tussen de MJOP en MJOB. De MJOP bevat al het onderhoud dat nodig is om het bestaande bezit op gelijke kwaliteit te houden. Hierbij wordt (nog) geen rekening gehouden met investeringsingrepen in het bestaande bezit. Bij de MJOB doe je dit wel.
• Maak een integrale MJOP voor planmatig, reparatie en mutatie onderhoud. Dit vraagt om samenwerking van verschillende afdelingen, omdat planmatig (en contractonderhoud) veelal door een andere afdeling wordt opgewerkt dan reparatie- en mutatieonderhoud.
• Zorg voor een update van de onderhoudsprijzen. Doen we dit door een simpele indexatie of zorgt de onderhoudsafdeling voor nieuwe quotes van de ketenpartners?
• Zet aanvullende acties uit indien nodig. Heb je bijvoorbeeld te weinig zicht op de binnenkwaliteit, dan is hier extra aandacht voor nodig de komende maanden. Houd je voldoende rekening met de hogere kosten die samenhangen met onderhoud als gevolg van de toenemende installaties? (warmtepompen, ventilatie, domotica, warmtewering etc.). Zo niet pas hier de MJOP op aan.

Natuurlijk geeft de evaluatie (tip 1) inzicht in de mate waarin de onderhoudsplanning van vorig jaar aanpassing behoeft. Wij raden aan de MJOP af te hebben bij het vaststellen van de kaderbrief. In de zomer kan de MJOB worden gemaakt in het samenspel met de MJIB. De MJOB bevat het onderhoud dat de komende jaren wordt uitgevoerd via de onderhoudsbegroting. Onderhoud dat via een ingrijpende verbouwing wordt uitgevoerd is uit de MJOB verwijderd.

Tip 4: update portefeuilleplan met instandhouding

Gebruik de eerste maanden van het jaar om je portefeuilleplan te evalueren en eventueel aan te passen. Stel jezelf daarbij vragen zoals: maken we de gewenste beweging in de portefeuille? Zijn er redenen om aanpassingen te doen? Zeker de afgelopen maanden is er veel gebeurd in de sector met de discussie over duurzaam presteren en solidariteit. Het begrip instandhoudingsopgaven speelt een belangrijke rol naast de opgaven invulling te geven aan de NPA.

Het lijkt verstandig om de komende begroting de opgaven, zoals je die voor je corporatie definieert, te splitsen in instandhouding, NPA en overig:

1. Ten eerste vraagt deze splitsing om een interne discussie over wat jullie van instandhouding vinden en of dit hetzelfde is als de instandhoudingsopgaven in het duurzaam prestatiemodel;
2. Ten tweede helpt dit om de regionale discussie met elkaar te kunnen voeren over de verdeling van de NPA opgaven;
3. Ten slotte wordt naar verwachting gevraagd om een toelichting over hoe je inzet zich verhoudt tot de NPA. En of de NPA bijvoorbeeld afwijkt van de inzet vanuit de Woondeal. Als in de Woondeal bijvoorbeeld meer duurzaamheidsinzet wordt afgesproken dan in de NPA, landt deze opgave in het bakje ‘overig’.

Wij hebben het dus niet over nieuwe activiteiten, maar over het categoriseren van bestaande activiteiten in de ‘bakjes’ van het duurzaam prestatiemodel. Daarnaast kan het zijn dat het portefeuilleplan ook een inhoudelijke aanpassing behoeft. Kortom, voldoende redenen om de komende maanden het programma tegen het licht te houden.    

Tip 5: startbijeenkomst op korte termijn

De begroting, met als tussenstap de kaderbrief, wordt geleid door Financiën, maar is een gezamenlijke inspanning. Het helpt om in februari of uiterlijk maart een aantal afspraken met elkaar te maken over de producten waaraan de afdelingen samenwerken voor kaderbrief en begroting. Afspraken over planning, proces en inhoud. Een goede verbinding tussen de afdelingen zorgt voor een efficiënt proces van de kaderbrief en de begroting.  Bijvoorbeeld, stemmen de afdelingen Onderhoud en Ontwikkeling in voldoende mate af welke onderhoudsingrepen uitgevoerd worden via de investeringsbegroting (ingrijpende verbouwing), zodat er geen dubbel onderhoud wordt begroot? Is het voldoende duidelijk of er een realistische begroting wordt opgesteld of een politieke? Om de verbinding tussen afdelingen te versterken  is het zinvol om een programmastructuur in te richten. De kern is om de financiële bril en de vastgoedbril samen te brengen. Financiën zet samen met portefeuillemanagement de lijnen uit. Zo stimuleer je de samenwerking, wat de kwaliteit van de begrotingsinput ten goede komt.  

Meer weten over het begrotingsproces of het herijken van je portefeuillestrategie? Of behoefte om te sparren over de mogelijkheden voor jouw corporatie? Stel uw vraag aan Daan Vrijmoet.

^{[1] Evalueer uitvoering MJOB, MJIB en afdelingsbudgetten. Breng de realisatie-indexen uit het gezamenlijk beoordelingskader in beeld. Analyseer de redenen waarom de LTV en ICR afwijken. Deze laatste analyse laat zien welke afwijkingen meer/minder invloed hebben op de ratio’s. Dit is interessant om in de kaderbrief de bijsturingsmaatregelen te definiëren.
[2] ILT-Aw, Staat van de corporatiesector 2023}