Knelpunten asset management: In gesprek met Elkien en HEEMwonen

Wat zijn de  belangrijkste knelpunten rondom asset management bij woningcorporaties? Tijdens ons webinar van 12 februari jl. waarbij ruim 90 deelnemers aanwezig waren, lichtte Niels Kornegoor de resultaten van dit onderzoek toe. Ook spraken Reind Fokkens en Patrice Broersma van Elkien over de afstemming van processen en taken/verantwoordelijkheden in de praktijk. Nenad Bogdanovic van HEEMwonen praatte ons bij over zijn ervaringen met effectieve complexsessies.

Na afloop van het webinar spraken wij met de vier sprekers om aanvullende vragen uit het webinar te toe te lichten.

Gaan bouw- en onderhoudsbedrijven een bijdrage leveren aan asset management?

Niels: “Wanneer wij kijken naar de deelname aan de trainingen van de Finance Ideas Academy dan zien wij steeds vaker ook deelname van bouw- en onderhoudsbedrijven aan trainingen als Asset Management en Investeringsbeoordelingen.”

Nenad: “Bij HEEMwonen zijn ketenpartners verantwoordelijk voor het niet-planmatig onderhoud (NPO). Wij betrekken onze ketenpartners steeds meer bij het opstellen van het complexbeleid. Voorafgaand aan de complexsessies bespreken wij met hen de bijzonderheden vanuit het NPO, als onderbouwing voor het onderhoudsbeleid. Tijdens de complexsessies wordt dit teruggekoppeld aan de deelnemers. Ook adviseren de ketenpartners ons over maatregelen die planmatig uitgevoerd kunnen worden om de kosten van het NPO te reduceren.”

Reind: “Bouw- en onderhoudsbedrijven willen heel graag meedenken/participeren in het tactische proces. Uiteraard gedreven vanuit de commerciële relatie. Daar is niets mis mee, maar uiteindelijk moet je zelf wel aan het roer blijven staan. Kortom, meerekenen en meedenken is prima, maar eigen kennis en sturing blijft noodzakelijk.”

Wat is de rol van een asset manager in een VvE wat betreft het MJOP?

Nenad: “De asset manager is verantwoordelijk voor het onderhoudsbeleid op complexniveau. Het onderhoudsbeleid dient als input voor de MJOP. Dit is naar mijn mening niet anders bij een VvE-complex. Bij VvE-complexen dient men natuurlijk ook rekening te houden met de andere eigenaren. Of men een meerderheidsbelang heeft, speelt ook een rol.”

Reind: “Een VVE is in principe niets anders dan elk ander VG. Binnen Elkien hebben we een collega die ons als eigenaar vertegenwoordigt in de VVE’s, maar de AM zou die rol ook prima kunnen vervullen.”

Patrice: “Bij een VvE heb je natuurlijk wel te maken met diverse belangen. Als corporatie kun je ambitie hebben voor de woningen maar wanneer de VvE niet mee kan/wil doen, wordt het lastig. Dat is soms echt een issue omdat je voor de zittende huurders iets wilt doen maar (deels) toch afhankelijk bent. Ik ben blij dat wij hier een aparte collega voor hebben die dit afstemt met de VvE. Maar zoals Reind aangeeft, de asset manager zou dit ook kunnen doen.”

Hoeveel tijd kost het om jaarlijks 1/3 van de complexen te bespreken?

Nenad: “Dat is natuurlijk afhankelijk van het aantal complexen c.q. woningen. Wij bespreken jaarlijks circa 120 complexen (3.500 woningen). Dit doen wij in tien sessies van elk vier uur.”

Niels: “Het is in mijn ogen lastig hier een generieke uitspraak over te doen. Allereerst is dit afhankelijk van het bezit. Onze ervaringen zijn dat BOG, MOG en ZOG complexen in de regel arbeidsintensiever zijn dan woning complexen. Ook zal het zo zijn dat wanneer een corporatie voor het eerst begint met het waarderen op basis van de full-versie van het handboek, dit de eerste waarderingsronde(n) een relatief grote tijdsinspanning vraagt. Maar nadat je alle complexen op die manier een keer doorlopen hebt, bouw je automatisch complexinformatie op en verbeter je de  basiskwaliteit van de data. Dan kan het steeds efficiënter.”

Hoe voorkom je dat het over hele operationele zaken gaat, die vaak voor de collega`s in de operatie van belang zijn maar voor de grotere lijn minder relevant?

Nenad: “Dit is heel lastig om in de praktijk te voorkomen. Wat helpt is om vooraf duidelijk te communiceren wat de deelnemers van de complexsessies kunnen verwachten en welke input vanuit hen verwacht wordt. HEEMwonen organiseert jaarlijks, voorafgaand aan de complexsessies, een kick-off bijeenkomst. Tijdens deze bijeenkomst wordt het proces, de inhoud en de planning van de complexsessies besproken. Ook nemen wij de deelnemers mee in de complexen die wij gaan bespreken en de vragen die zij kunnen verwachten.”

Niels: “In mijn ogen een zeer terechte vraag. In het onderzoek is terug te zien dat meer dan de helft van de asset managers aangeeft te veel tijd te besteden aan operationele zaken. Dit gaat ten koste van de tijd die beschikbaar is voor analyse en sturing. Om een meer sturende rol in te kunnen nemen, moeten andere personen in de corporatie de operationele taken overnemen. Om een voorbeeld te noemen; vaak wordt de datakwaliteit als obstakel genoemd. Steeds vaker worden informatiemanagers en data-analisten als ondersteuners van asset managers ingezet. De asset manager kan zich dan focussen op sturing en het werken vanuit opdrachtgeverschap.”

Op welke schaal maakt Elkien haar gebiedsvisies?

Reind: “Het opstellen van gebiedsvisies is maatwerk. Soms is het een dorpsvisie, dan weer een wijkvisie en zelfs per buurt, als het grote wijken betreft met een complexe opgave. Aanvankelijk noemden we dit proces ‘wijkvisies’, maar al gauw bleek dat het woord ‘wijk’ hier verwarrend was. Vandaar gebiedsvisies. Ik kan het iedereen aanbevelen om dit onderdeel in te voeren in je bedrijfsproces. Een portefeuilleplan is vaak te hoog over en de asset manager heeft een kader nodig op gebiedsniveau. Door de afdeling strategie (portefeuillemanager) hiervoor verantwoordelijk te maken, voorkom je dat de asset manager zijn eigen vlees gaat keuren. Hiermee ontstaat er meer balans in de besluitvorming.”

Hoe hebben managers van de afdelingen asset management omarmd? Zagen ze hun bevoegdheden en zeggenschap verkleinen?

Reind: “ In veel corporaties heerst een soort van informele democratie. Iedereen mag zijn mening over tactische keuzes uiten. Vaak hebben collega’s uit andere afdelingen ook een zekere invloed op besluitvormingsprocessen. Vooropgesteld: uit goede bedoelingen en veel passie (!), maar dit intervenieert het werk van een asset manager soms wel. Om dit te voorkomen is het heel belangrijk om de verwachtingen over en weer (voortdurend) uit te spreken. Een open cultuur op basis van vertrouwen is hierbij erg belangrijk.”

Patrice: “Ik ervaar ook dat het stellen van vragen aan de betrokken managers hen aanzet om zelf verantwoordelijkheid te voelen. ‘We’re in this together’. Voorheen kwam het voor dat we voorstellen bespraken waarbij kritische vragen van de managers kwamen. Het gevoel heerste dat we werden beoordeeld in plaats van dat we gezamenlijk probeerden om vooruit te komen en dingen te verbeteren. Nu gaat dit een stuk beter.”

Wat is de rol van het management in de ontwikkeling van asset management?

Reind: “Het MT heeft veel invloed op bedrijfscultuur, werkdiscipline (TBV) en werkprocessen. Hier moet voortdurend aandacht voor zijn, anders vallen medewerkers terug in oude patronen. Het werk van het MT in het proces van vastgoedsturing is naar mijn mening meer dan enkel beslisdocumenten afvinken.”

Patrice: “Aanvullend wil ik benadrukken dat het van belang is dat helder is waarom asset management een rol heeft in de organisatie en wat de toegevoegde waarde is. Als dat niet ter discussie staat kun je fijn samenwerken, ieder vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid. De valkuil is dat veel collega’s het leuk vinden om mee te beslissen over complexen. Dat is begrijpelijk maar een heldere rol- en taakafbakening helpt om iedere afdeling in zijn kracht te zetten en bij te laten dragen. De asset manager moet ook laten zien dat de bijdragen van collega’s belangrijk is en teruggeven wat er met de informatie wel/niet wordt gedaan (elkaar serieus nemen en podium gunnen). Hierin heeft het management een prominente rol door het belang van de samenwerking uit te dragen en niet te vervallen in Wij-Zij denken.

Meer weten over sturing en asset management?

Heeft u vragen over de invulling van asset management binnen uw organisatie? Stel uw vraag aan Niels Kornegoor. Wilt u zelf aan de slag gaan om uw kennis op het gebied van asset management te vergroten? Tijdens de training Asset management gaan we dieper in op de positie binnen de organisatie. Hoe kan een portefeuillestrategie worden vertaald naar het beheer? En hoe kan asset management bijdragen aan de maatschappelijke prestatie?