ZVH over haar begrotingsproces en tips voor collega-corporaties

Woningcorporatie ZVH heeft haar begrotingsproces dit jaar onder de loep genomen. Wat was de aanleiding? Wat doet deze corporatie nu anders? Welke learnings nemen ze mee? En welke tips en tricks hebben ze voor collega-corporaties? In een gesprek geven Linda Rijper, financieel manager en Kim Frederiks, business controller bij woningcorporatie ZVH, antwoord op deze vragen.

Waar lagen de grootste aandachtspunten voor de meerjarenbegroting?

Toch wel de Nationale prestatieafspraken in combinatie met de aandachtspunten van het Aw en WSW, waar in werd gegaan op de realiseerbaarheid van de begroting. Met zoveel uitdagingen wil je een kwalitatief goede meerjarenbegroting presenteren. Dit was voor ons de eerste aanleiding om dit jaar tijd te investeren om de meerjarenbegroting en het proces robuuster te maken.

Daarnaast kregen wij een extra aandachtspunt van het WSW mee ten aanzien van de beleidswaarde nieuwbouw. Het WSW oordeelde dat deze erg hoog was ingerekend. Een onhandige situatie, juist omdat die waarde cruciaal is voor onze nieuwbouwplannen. Op zo’n moment wordt alles extra kritisch bekeken. ZVH is financieel gezond, dus om extra inzichten te verkrijgen hebben we externe partijen zoals Finance Ideas erbij betrokken.

Hoe en waar start je zo’n proces?

We hebben dit jaar alles laten controleren en steeds met elkaar gekeken: doen we nu de juiste dingen? Daarbij hebben we onszelf kritische vragen gesteld over o.a de parameters van de Aw: wat vinden we daarvan? Door dit gesprek op alle onderwerpen aan te gaan, ontstaan verschillende standpunten, bewuste keuzes en draagvlak binnen de organisatie. Je probeert met elkaar consensus te vinden, zodat iedereen achter het stuk staat. Het resultaat is een goed leesbaar stuk dat voor iedereen duidelijk is. Dat geeft intern vertrouwen. Daarnaast hebben we door Finance Ideas een second opinion op onze begroting laten uit te voeren. Deze extra paar ogen borgt de kwaliteit en draagt tevens bij aan het vertrouwen in onze organisatie.

Wat was het verschil met voorgaande jaren?

Qua proces hebben we meer mensen bij het proces betrokken. Voorgaande jaren lag de verantwoordelijkheid voor het opstellen van de meerjarenbegroting vooral bij finance & control. Nu hebben we ook alle MT leden actief bij het proces betrokken. Qua inhoud hebben de hogere renteverwachtingen en inflatie een groot effect op het totaal. De input vanuit het portefeuilleplan, vastgoed en onderhoud was in omvang vergelijkbaar, alleen paste het niet vanwege de stijgende rente en inflatie. Die uitdagingen hebben we besproken in paneldiscussies, waarna verschillende situaties zijn doorgerekend. Daarbij bespreek je ook of de Leidraad van Aw/WSW gevolgd moet worden of dat je daar bewust van afwijkt. Met de sterk veranderende parameters is de toekomst onzekerder dan vorig jaar.

En toen kwam Prinsjesdag en waren jullie weer terug bij af?

Haha ja, we waren juist zo op tijd begonnen dit jaar! De plannen die op Prinsjesdag bekend werden gemaakt, hadden voor de hele sector een groot effect op de begroting. Nog dezelfde dag hebben we de consequenties tijdens de RvC-vergadering besproken en de prioriteiten opnieuw afgestemd. Op basis daarvan zijn aanpassingen gedaan, zoals de huurverlaging. Die wijzigingen hebben een behoorlijke impact gehad op de begroting.

Hoe zouden jullie je begroting omschrijven: proactief of afwachtend?

Dat is per onderwerp verschillend. Zo worden we in ons beleid op bepaalde thema’s, zoals het energieplafond en de huren, gestuurd door de overheid. Voor het onderwerp verduurzaming zijn we proactiever. Hierin kiezen we bewust om nu zoveel mogelijk te verduurzamen, om een huurverlaging in 2028 te voorkomen. Op andere zaken zoals leefbaarheid zetten we wel in, maar dit thema komt minder tot uiting in de begroting zelf. Dit zijn de zachte onderwerpen van de Nationale prestatieafspraken. Qua leidraad waren we voorheen volgend, nu proactief. We vullen deze in naar eigen inzicht in gesprek met onze treasury adviseur.

Hoe zijn jullie omgegaan met de realiseerbaarheid van de begroting?

Ook daarin hebben we dit jaar anders gehandeld. We hebben een verschil gemaakt tussen de zachte en harde plannen en tussen onderhoud en nieuwbouw. Voor de nieuwbouw hebben we bijvoorbeeld de zachte plannen voor maar 50% ingerekend. Op die manier houden we rekening met de externe risico’s die invloed hebben op de realiseerbaarheid, zoals kosten, stikstofbeleid en andere regelgeving vanuit overheid en gemeente.

Welke handvatten heeft de second opinion jullie opgeleverd?

Het was voor ons een soort plausibiliteitstoets. Met een second opinion koop je een veiligheidsstelling voor je begroting. Het geeft het geheel een toegevoegde waarde, omdat er een ander (onafhankelijk) bedrijf naar kijkt. Dat zorgt voor extra vertrouwen, ook richting de RvC. Uiteindelijk heeft het ons veel meer gebracht dan alleen die plausibiliteitstoets. De meerwaarde lag vooral in alle extra inzichten. Er zijn zoveel schakels in het hele WALS-proces en dus verschillende manieren om iets aan te vliegen. Het is fijn dat een fris paar ogen met andere suggesties komt. Die bespreek je samen en daar wordt het proces en de begroting zelf robuuster van.

Welke actiepunten nemen jullie mee met de volgende begrotingen?

Allereerst de inrichting van WALS. Waar zitten eventuele knelpunten? Daarnaast het optimaliseren van de input aan de voorkant, zoals een onderhoudsbudget. Het is een grote post in de begroting, maar deze post heeft niet een heel bestendig patroon. Ook zaken zoals een investeringskalender, IT-uitgaven, salarissen. Het zijn allemaal posten die je koppelt aan de groei van de organisatie. Je creëert meer structuur door voor al deze afzonderlijke posten meerjarenplannen te hebben.

Welke tips en tricks hebben jullie voor collega-corporaties?

Begin niet te vroeg! Neem de tijd om duidelijk te krijgen wat er in de begroting moet komen en waar je naar toe wil. De Aw gaf ons vier punten die terug moesten komen. Die punten kun je niet allemaal in cijfers kwijt en moet je dus toelichten. Betrek al je MT-leden hierbij. Zo neem je gezamenlijk een beslissing over wat wel en niet in de begroting komt en dit bevordert de snelheid en betrokkenheid van het proces.

Deels doe je dit natuurlijk in de kaderbrief, maar die werd dit jaar overruled door nieuwe regels vanuit de overheid. Daarnaast is de input voor onze kaderbrief nog vrij algemeen. Het is goed om vooraf aan het begrotingsproces de kaders verder aan te scherpen. Specifiek voor WALS: kijk naar de grote lijnen en houd het robuust. En als laatste tip: zorg dat de grootste post ‘onderhoud’ zo stabiel mogelijk is, zodat je fluctuaties voorkomt.

Tip: We hebben een template ontwikkeld dat u kunt gebruiken voor het opstellen van de kaderbrief.

Vragen over uw meerjarenbegroting?

Heeft u ook behoefte aan een second opinion op uw meerjarenbegroting of ondersteuning bij het opstellen ervan? Lees hier meer over onze mogelijkheden of stel uw vraag direct aan Jeroen Dungelmann.

Wilt u de uitvoerbaarheid van uw beleid over een langere tijdshorizon bezien, dan is het Corporatie PrognoseModel een bruikbaar hulpmiddel.