Hoe breng je asset management een stap verder?

De buurtbeheerder kijkt naar leefbaarheid, de vakman naar de technische staat en de controller naar de financiële ruimte. Allemaal hebben ze vanuit hun eigen expertise een goed verhaal. Maar wie maakt de integrale afweging op complexniveau? Precies daar ligt volgens Wouter Loomans de kern van goed asset management.

Wouter werkte jarenlang als assetmanager in verschillende leidinggevende functies bij woningcorporaties. Inmiddels is hij senior adviseur bij Finance Ideas. Vanuit zijn ervaring ziet hij dat corporaties asset management heel verschillend organiseren. Welke valkuilen en lessen ziet hij?

Waar begin je als je asset management verder wilt brengen?

Asset management is breed. Dit zie je bijvoorbeeld in de leidraad van Aedes. Daarin worden acht bouwstenen onderscheiden: strategische doelstellingen, visie op asset management, input assets, strategielabels, investeringen, opdracht, implementatie en data op orde. Voor veel corporaties is daardoor onduidelijk hoe ze het verder brengen. Er bestaat geen blauwdruk, dus je ziet dat corporaties dit heel verschillend organiseren. Meer data, een systeem of een extra assetmanager kan helpen. Maar geen daarvan is de heilige graal.

Wanneer is asset management volgens jou succesvol?

Als je het helemaal platslaat, gaat het erom dat je onderbouwde keuzes maakt en die ook kunt uitleggen. Waarom investeer je in het ene complex, kies je bij een ander voor sloop en zet je ergens anders juist extra beheer in?

Daarbij spelen verschillende belangen een rol. Asset management krijgt soms een sterke financiële of technische focus, terwijl bijvoorbeeld de bewoner en betaalbaarheid net zo goed onderdeel zijn van de afweging.

Hoe komt dit terug in je portefeuille?

Die integraliteit geldt ook voor de portefeuille. Soms richt asset management zich op nieuwbouw en grote projecten en schrijft de asset manager vooral investeringsvoorstellen. Bij andere corporaties ligt de focus juist op de bestaande voorraad en kijkt de asset manager met name naar de MJOB. De kunst is om het geheel te bekijken en tegelijkertijd op het juiste niveau te blijven.

Asset management stuurt tactisch, op complexniveau. Daarvoor moet je je complexen kennen, zonder van ieder kozijn de onderhoudscyclus te weten.

Waar zie je het in de praktijk misgaan?

Eigenlijk heb ik van alle aspecten van asset management wel praktijkvoorbeelden waar het fout gaat. De positionering van asset management verschilt ook enorm per corporatie. Bij de ene corporatie valt het onder vastgoed, bij de andere onder strategie of techniek. Daar is niet één goede oplossing voor.

Een voorbeeld dat ik vaak tegenkom, is dat assetmanagers bijna alleen in Excel of in hun assetmanagementsysteem zitten. Ze zoeken uren naar onderhoudsdata, terwijl ze ook naar een vakman kunnen lopen en vragen: bij welk complex moet ik volgens jou echt aan de slag? Data is belangrijk, maar je hebt vooral voldoende informatie nodig om goede keuzes te maken en die is in de organisatie vaak afdoende aanwezig. Alleen focussen op meer en betere data komt de ontwikkeling van asset management in de brede zin meestal niet ten goede.

Wat zijn dan andere aspecten?

Nou, je kunt alle data van de wereld hebben, maar als je niet goed weet waarop je stuurt, heb je er niks aan. Een goede portefeuillestrategie moet handvatten geven om op complexniveau te sturen, bijvoorbeeld via heldere strategielabels. Als die vertaling ontbreekt, wordt het voor een assetmanager heel moeilijk om keuzes te onderbouwen. Asset management krijgt dus idealiter een vaste plek in je beleids- en P&C-cyclus. Het is geen exercitie waarbij je één keer per jaar de complexstrategieën actualiseert en daarna weer een jaar verdergaat.

Wat onderscheidt corporaties waar asset management goed is ingericht?

Corporaties waar het goed is ingericht, hebben ook lang niet altijd alle onderdelen perfect op orde. Wel scoren ze vaak voldoende in de brede zin in plaats van dat één aspect helemaal doorontwikkeld is en een ander aspect nauwelijks werkt. Bij deze corporaties is om te beginnen duidelijk wat de rol van de assetmanager is. Niet alleen voor de assetmanager zelf, maar voor de hele organisatie. Ook is er vaak tooling en voldoende data om te sturen. De portefeuillestrategie biedt duidelijke richting en asset management is onderdeel van een continu proces.

Een ander belangrijk punt is eigenaarschap. Wie maakt uiteindelijk die integrale afweging? Is dat bij één persoon of een team belegd? Het model maakt mij minder uit dan de duidelijkheid daarover. Corporaties hebben veel specialisten met ontzettend veel kennis en betrokkenheid. De uitdaging is meestal niet dat mensen onvoldoende weten of niet betrokken zijn. Iedereen kijkt alleen vanuit een ander perspectief.

Hoe ziet zo’n integrale afweging er concreet uit?

Bij een corporatie wilden beheerders bij een nieuwbouwcomplex individuele bergingen in plaats van een collectieve fietsenstalling. Ze waren bang voor troep, afvaldumpingen en fietsen zonder duidelijke eigenaar. Vanuit leefbaarheid heel logisch. Totdat bleek dat die keuze ten koste zou gaan van twee extra woningen.

Dan verandert het gesprek. Je maakt beide belangen zichtbaar en kiest vervolgens bewust wat in deze situatie het zwaarst weegt. In dit geval waren dat de extra woningen. Daarna kun je kijken hoe je het leefbaarheidsvraagstuk op een andere manier opvangt, bijvoorbeeld met extra beheer.

Dat is voor mij asset management. Niet bepalen welk perspectief goed of fout is, maar de consequenties inzichtelijk maken en op basis daarvan een afweging maken. 

Maar hoe zorg je dat leefbaarheid voldoende meeweegt?

Dat vraagt extra aandacht. Technische en financiële informatie is vaak makkelijker beschikbaar en collega’s zijn eraan gewend om keuzes kwantitatief te onderbouwen. Leefbaarheid laat zich minder makkelijk in cijfers vangen.

Haal die kennis daarom actief op bij collega’s die dicht op de wijk zitten, zoals buurtbeheerders en wijkconsulenten. Laat hen bijvoorbeeld per complex een eenvoudig beeld geven in groen, oranje of rood. Het is geen exacte wetenschap, maar zo krijgt leefbaarheid een duidelijke plek in de input, naast de technische en financiële gegevens.

Dus een assetmanager voert vooral veel gesprekken?

Dat is absoluut een belangrijk onderdeel. Als assetmanager sta je midden in de organisatie. De kennis van collega’s heb je nodig om het complete beeld te krijgen. Je hoeft zelf niet overal specialist in te zijn. Belangrijker is dat je de juiste vragen kunt stellen en verschillende perspectieven kunt wegen. De specialistische kennis zit vaak al in de organisatie.

Mijn eigen ervaring heeft me daarin sterk gevormd. Als assetmanager zat ik bijvoorbeeld in een wijkteam, dicht tegen de woonkant aan. Daardoor leerde ik veel beter kijken naar wat er buiten de techniek en financiën speelt. Later heb ik ook leidinggegeven aan technische teams en aan een bedrijfsbureau aan de datakant. Vanuit al die perspectieven kijk je anders naar hetzelfde complex. Asset management zit juist tussen die werelden in.

Heb je tips voor corporaties die ermee aan de slag willen?

Begin met bepalen waar je nu staat en waar je naartoe wilt. Er is geen oplossing die voor iedere corporatie werkt. Misschien heb je meer data, betere tooling of extra capaciteit nodig. Misschien zit de belangrijkste stap juist in je strategie, organisatie of rolverdeling.

Verwacht ook niet dat je asset management in één keer goed neerzet. Bepaal welke stap nu het meeste toevoegt, zet die en kijk vervolgens wat er nodig is om verder te komen. Uiteindelijk gaat het erom dat je steeds beter kunt onderbouwen waarom je op de ene plek iets wel doet en op de andere niet. Zodra die afweging expliciet wordt, kun je er ook echt op sturen.

Vragen over de inrichting van uw asset management?

Heeft u vragen over de invulling van asset management binnen uw organisatie? Stel uw vraag aan Wouter Loomans of lees hier meer over het proces.

Wilt u zelf aan de slag gaan om uw kennis op het gebied van asset management te vergroten? Tijdens de training Asset management gaan we dieper in op de positie binnen de organisatie. Hoe kan een portefeuillestrategie worden vertaald naar het beheer? En hoe kan asset management bijdragen aan de maatschappelijke prestatie?